Digitalisierung erleichtert das Management von Psoriasispatienten

Warum braucht es eine Umstrukturierung von Praxen und deren Arbeitsabläufen?

Dr. Maaßen: Die steigenden Anforderungen an niedergelassene Ärzte, die hochwertige und hochpreisige Therapien mit modernen Arzneimitteln durchführen, erfordern ein Qualitätsmanagement auf hohem Niveau. Es sollte eine komplette Prozessbeschreibung beginnend mit den Zugangsmöglichkeiten zur Praxis über den Ablauf von Erstvorstellungen und Kontrolluntersuchungen bis hin zum Komorbiditätsscreening vorliegen. Es sollte festgelegt sein, welche Untersuchungen vom wem wann durchgeführt werden. Auch Antworten auf Fragen wie „Wie findet ein Arthritis- oder ein Depression-Screening statt?“ oder „Wie werden die Biologika-­Chargen dokumentiert?“ finden sich da wieder. Im Laufe der Zeit sind immer mehr Dokumentationshilfen in Papierform entstanden, die dazu geführt haben, dass wir teilweise 80 bis 100 Bögen am Tag ausgedruckt haben. Diese wurden vom Praxisteam oder Patienten ausgefüllt und eingescannt, nur um anschließend vernichtet zu werden. Das war letztendlich der Impuls, der uns gezeigt hat: Da muss es eine andere, eine bessere Lösung geben.

Wie genau sind Sie dieses Problem angegangen und was war speziell bei Ihnen in der Praxis der Auslöser?

Dr. Maaßen: Wir haben vor etwa einem Jahr die Praxis auf ein digitales Formularmanagement umgestellt. Das war der erste Schritt. Dann haben wir uns die Frage gestellt: Was ist das, was unsere Patienten und unser Praxismanagement am meisten belastet? Was verursacht die größten Probleme? Es war die Planung und Vergabe der vierteljährlichen Kontrolltermine. Patienten unter systemischer Therapie haben teilweise 9 Monate im Voraus ihre vierteljährlichen Kontroll­termine vereinbart. Es passierte aber oft, dass diese Termine dann verschoben werden mussten. Wir haben uns dann die Frage gestellt, ob die Patienten überhaupt einen Termin brauchen. Wir haben festgestellt: Nein, brauchen sie nicht. Bei den Kontrollterminen wird immer ein freundliches Wort gewechselt, aber im Endeffekt ist das Resultat des Termins, dass die Therapie wie gewohnt fortgeführt wird, weil fast alle unsere Patienten bereits auf hohem Level behandelt werden. Sprich, dass sie ein PASI (Psoriasis Area and Severity Index)-90-Ansprechen haben oder sogar erscheinungsfrei sind.

Wann haben Sie das umgesetzt? Und war die Umsetzung mit Schwierigkeiten verbunden?

Dr. Maaßen: Die ausgedruckten Papier­bögen haben wir seit etwa 4 Jahren, elektronisch seit knapp einem Jahr. Und es funktioniert absolut problemlos. Es funktioniert im Sinne einer Win-Win-Situation und wir haben eben dadurch sehr viele freie Termine. Wenn man wie wir mehr als 200 Patienten mit Biologika versorgt und jeder dieser Patienten bisher 4 Kontrolltermine pro Jahr hatte, schafft man durch dieses Vorgehen über ca. 1.000 freie Termine pro Jahr. Das ist Best Clinical Practice.

Schwierigkeiten bei der Umsetzung gab es keine. Wir haben mit der Digitalisierung unserer Formulare eine Firma beauftragt, die das zu einem Pauschalpreis übernommen hat. Die digitalisierten Dokumente werden direkt in ein System eingespeist, das wir dann auch in unserer Praxis nutzen können. Später bekommt man einen Zugang zu einer Bearbeitungsmaske, sodass man Anpassungen vornehmen oder neue Formulare generieren kann. Es ist ja so, dass in einem Qualitätsmanagement (QM)-System jedes Dokument Verfallsdaten hat. Bei uns sind das ein oder 2 Jahre, je nach Art des Dokuments. Und die müssen natürlich auf den iPad-Dokumenten widergespiegelt und aktualisiert werden.

Als Patient möchte man seine Erkrankung unter Kontrolle und Beobachtung wissen. Wie können Sie das mit dem neuen System gewährleisten?

Dr. Maaßen: Wir haben ein Konzept entwickelt, wie die Patienten ohne Termine in der Praxis versorgt werden können. Und dieses Konzept funktioniert absolut reibungslos. Die Patienten sind sehr zufrieden, weil sie völlig flexibel sind. Der Patient weiß ja, wann seine nächste Arzneimittelverordnung fällig ist, und darf zu jedem Zeitpunkt der geöffneten Praxis kommen. Er sucht sich also irgendeinen Tag, der ihm persönlich passt – vielleicht 2 bis 3 Wochen vorher – aus und kommt in die Praxis. Dort meldet er sich zur Zwischenvisite an und bekommt erstmal ein iPad mit einem digitalisierten Anamnese- und Befundbogen. Die elektronischen Fragebögen gibt es für die verschiedenen Krankheiten in unterschiedlichen Versionen, je nachdem, welche System­therapie erfolgt. Für den Patienten unpassende oder irrelevante Fragen werden gar nicht erst gestellt.