Diskretion im Empfangsbereich: Datenschutz mit Konzept
Ein diskreter Empfangsbereich schafft Vertrauen und schützt sensible Patientendaten. Erfahren Sie, mit welchen baulichen und organisatorischen Maßnahmen Arztpraxen den Datenschutz am Empfang gezielt verbessern können – für mehr Professionalität und Diskretion.
Eine gut gestaltete Visitenkarte lässt Rückschlüsse auf seinen Besitzer zu. Ebenso vermittelt der Empfang einer Arztpraxis einen ersten Eindruck bei den Patienten. Und für den gibt es bekanntermaßen keine zweite Chance. Ein diskreter und freundlicher Empfang ist daher unerlässlich.
Den Mittelpunkt des Empfangsbereiches bildet die Anmeldetheke. Diese dient dem Praxispersonal als Arbeitsplatz und den Patienten für den persönlichen Erstkontakt. Zu Stoßzeiten im hektischen Arbeitsalltag werden hier viele und oft laute Gespräche geführt, Unterlagen abgelegt, Termine vergeben und zwischendurch Daten in den Computer eingegeben. Der Empfang als Informations- und Organisationszentrum der gesamten Praxis gerät dabei häufig zur Diskretionsfalle.
Definition
Diskretion bedeutet im weitesten Sinne Verschwiegenheit und umschreibt die Fähigkeit, Vertraulichkeiten zu wahren. Diese Verschwiegenheit ist eng mit dem Datenschutz verknüpft, der in deutschen Praxen eine Verpflichtung darstellt. Dieser Pflicht gerecht zu werden, ist im hektischen Arbeitsalltag relativ schwierig.
Um Diskretion im Empfangsbereich der Praxis zu etablieren, sollte jeder Patient zumindest die Möglichkeit haben, alleine an der Anmeldetheke zu stehen. Hilfreich hierfür ist der Einsatz von Diskretionszonen. So können Patienten auf einen sensibleren Umgang mit ihren Daten vertrauen, da ihre Namen, Diagnosen oder Krankenversicherungen für Mitpatienten nicht mehr so gut hörbar sind.
Welche Varianten an Diskretionszonen gibt es?
Verschiedene Varianten mit unterschiedlichen Maßnahmen sind für die Errichtung von solchen Diskretionszonen möglich:
Das Einhalten eines Abstandes zur vorderen Person kann durch Abstandsmarkierungen realisiert werden. Eine solche Markierung kann durch aufgeklebte Streifen am Boden die Diskretionsfläche bestimmen. Möglich ist auch, dass durch die Materialwahl des Bodenbelages bereits eine farbige Markierung entsteht, die die Bereiche optisch trennt.
Den gleichen Effekt erzielt das Aufstellen eines Schildes mit der Botschaft: “Bitte Abstand halten!“.
Bei einer relativ großen Anmeldetheke können zwei vorhandene Anmeldeplätze so eingerichtet werden, dass sie sich jeweils an einem Ende der Theke befinden. Dies gelingt allein durch das
Aufstellen der PC an den vorgesehenen Stellen und z.B. durch aufgestellte Blumen als optische Barriere. Dadurch halten die Patienten den größtmöglichen Abstand zueinander ein.
Des Weiteren kann eine vertikale Trennung die Anmeldetheke in zwei Bereiche teilen. Diese erfüllt eine Doppelfunktion. Zum einen wehrt sie neugierige Blicke ab, zum anderen kann sie den Geräuschpegel des Gespräches dämmen, wenn ein spezielles Akustikpaneel zum Einsatz kommt (s. Abb. 1).
Als sinnvoll hat sich auch die Errichtung eines Anamnese Räumchens gezeigt, um kurze vertrauliche Gespräche mit Patienten persönlich oder am Telefon diskret führen zu können; selbstverständlich unter der Voraussetzung, dass die Räumlichkeiten den Einsatz dieses Raumes zulassen.
Ist ausreichend Platz vorhanden, empfiehlt sich angrenzend an die Anmeldung die Errichtung eines Back-Office. Hier können vielfältige Verwaltungstätigkeiten ohne Störungen durchgeführt werden, vor allem aber auch diskrete Telefongespräche mit den Patienten geführt werden.
Unabhängig von der Anordnung der Anmeldung ist zu berücksichtigen, dass keine Informationen über Patienten von anderen Personen eingesehen werden können. Voraussetzung hierfür ist, dass Mitarbeiter keine Patientenakten, Terminkalender, Rezepte etc. auf der Theke einsehbar ablegen.
Ebenso dürfen Patienten, die an der Anmeldetheke stehen, keine Möglichkeit haben, einen freien Blick auf den Computerbildschirm zu werfen. Falls der Bildschirm nur in Blickrichtung der Patienten aufgestellt werden kann, muss ein Sichtschutz errichtet werden. Dies kann durch Pflanzen geschehen oder durch eine Einhausung des Bildschirmes. Zusätzlich ist ein Bildschirmschoner mit sehr kurzer Anschaltzeit zu installieren, der unmittelbar anspringt, wenn nicht am PC gearbeitet wird.
Resümee: Datenschutz am Empfang
Diskretion ist keine Nebensache. Der Empfang als organisatorische Schaltzentrale der Praxis sollte daher stets auf die Einhaltung des Datenschutzes bedacht sein. Kombiniert mit einem gelungenen Design ist der Anmeldebereich ein Aushängeschild der Praxis.
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