Liquiditätsplanung in der Arztpraxis – Warum „Management-by-Kontostand“ zu Problemen führen kann
Viele Ärzte lesen ihre betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) gar nicht. Sie betreiben lieber „Management-by-Kontostand“. Solange genug Geld auf dem Konto ist, ist alles gut. Ohne Liquiditätsplanung kann es aber gerade in Arztpraxen zu bösen Überraschungen kommen, weil große Ausgabenpositionen erst dann erkannt werden, wenn sie vom Konto abgebucht wurden.
Zentraler Punkt ist hierbei die rechtzeitige Information über anstehende Steuerzahlungen durch den Steuerberater an den Arzt und die Berücksichtigung dieser Zahlungen in einer Vorschau der Kontoentwicklung.
Als zusätzliches Steuerungsinstrument steht dem Arzt auch seine BWA zur Verfügung. Die BWA sollte so aufgebaut sein, dass die wichtigen Informationen auf einen Blick verständlich dargestellt sind.
1. Das Problem: Warum „Management-by-Kontostand“ für Ärzte nicht gut funktioniert
„Management-by-Kontostand“ hat zwei grundlegende Probleme:
Die Liquiditätsentwicklung des Praxiskontos hat nicht unbedingt etwas mit dem betriebswirtschaftlichen Ergebnis der Praxis zu tun, weil es auch durch die Entnahmen (insbesondere Einkommensteuerzahlungen) beeinflusst wird. Es fehlt der zeitliche Vorlauf, um in Ruhe auf Veränderungen reagieren zu können.
In aller Regel wird das Praxiskonto nicht nur für Praxiseinnahmen und -ausgaben genutzt, sondern auch für private Zahlungen (gemischtes Konto).
Die zeitliche Differenz zwischen dem Abfluss der Einkommensteuer-Vorauszahlung (ESt-VZ) und dem Eingang der Restzahlung der Kassenärztlichen Vereinigung (KV) erschwert die Beurteilung der Entwicklung des Praxiskontos zusätzlich.
Grafik 1 und 2 (unten): Beispiel für monatliche Liquiditätsergebnisse (Saldo Praxisergebnis minus Privatentnahmen inkl. ESt-VZ)
Grafik 1zeigt, dass die monatlichen Liquiditätsergebnisse typischerweise in drei Kategorien einzuordnen sind:
Jan, April, Juli, Okt: Deutliches Liquiditätsplus in den Monaten mit KV-Restzahlung
Feb, Mai, Aug, Nov: Ohne Sondereinflüsse ergibt sich das liquide Ergebnis aus Praxisergebnis minus laufende Privatentnahmen.
März, Juni, Sept, Dez: Deutliches Liquiditätsminus durch die Zahlung der ESt-VZ
Zur Klarstellung: Eine ausgeglichene Liquidität in Monaten ohne Sondereinflüsse bedeutet nicht, dass kein Praxisgewinn erwirtschaftet wurde. Es bedeutet nur, dass die Privatentnahmen in etwa dem monatlichen Praxisgewinn entsprochen haben. Die Antwort, ob dem wirklich so ist, liefert erst eine gut aufgebaute BWA.
Steuernachzahlung und ESt-VZ-Anpassung einkalkulieren
„Management-by-Kontostand“ verleitet dazu, eine Verbesserung der Liquidität durch die KV-Restzahlung als „Ich bin auf einem guten Weg“ zu interpretieren. Tatsächlich kann der Trend aber ein anderer sein.
Wenn man von einem Kontostand von Euro null am 01.01. ausgeht, macht die kumulierte Darstellung nicht nur den Trend sichtbar (Grafik 2, unten). Sie zeigt auch, dass in der Summe im gesamten Jahr Euro 40.000 Liquidität fehlen.
Die Höhe der KV-Restzahlungen und der ESt-VZ sowie deren Zahlungstermine sind in der Regel rechtzeitig bekannt und können gut geplant werden.
Eine böse Überraschung kann die Steuernachzahlung für das Vorjahr und die meist damit verbundene nachträgliche Anpassung der ESt-VZ für das laufende Jahr sein.
Hier geht es schnell um fünfstellige Beträge. An dieser Stelle sollte der Arzt die Qualität seines Steuerberaters daran messen, dass dieser regelmäßig eine Steuerhochrechnung für das laufende Jahr erstellt und über drohende Nachzahlungen informiert.
Eine Hochrechnung auf Basis der Dezember-Buchhaltung ist Pflicht. Auf Basis der Buchhaltung zum 30.09. sollte sie Standard sein. Darüber hinaus sind Hochrechnungen immer dann angesagt, wenn der Steuerberater eine deutliche Abweichung vom Ergebnis des Vorjahres erkennt.
Hochrechnungen dienen dabei nicht nur einer Realisierung von Vorwarnzeiten, sondern auch der Überlegung ob ein Herabsetzungsantrag gestellt werden soll.
Neben den Problemen, die sich aus den natürlichen Schwankungen des Kontostands bei Ärzten ergeben, sollte auch ein Bewusstsein dafür vorhanden sein, dass das Praxisergebnis nicht unbedingt der entnahmefähigen Liquidität aus der Praxis entspricht.
Abb. 2: Musteraufbau einer betriebswirtschaftlichen Auswertung 2: Liquiditätsbetrachtung Praxis und Privat
Die Beispielzahlen (Abb. 1) zeigen auf der Einnahmeseite einen Rückgang sowohl der KV-Honorare als auch der Privatliquidationen, der analysiert werden sollte.
Auf der Kostenseite fällt auf, dass die Gesamtkostensteigerung von Euro 5.300 insbesondere auf eine Kostensteigerung bei den Finanzierungs- und Fahrzeugkosten von zusammen Euro 20.000 zurückzuführen ist, während alle anderen Kosten in der Summe um Euro 14.700 gesunken sind.
Dadurch ist das Praxisergebnis im Vergleich zum Vorjahr um Euro 16.300 gesunken. Die Gewinnquote (Gewinn/Umsatz) beträgt 49,8 Prozent.
3.2 Die private Finanzsituation
Wie in den Ausführungen zum „Management-by-Kontostand“ aufgezeigt, ist eine Darstellung der finanziellen Situation des Arztes ohne die Darstellung der privaten Liquidität nicht ausreichend. Deshalb sollte eine gute BWA eine verständliche Darstellung zu zwei Größen enthalten:
verfügbares Geld aus der Praxis
Summe der privaten Ausgaben.
Durch die Überleitungsrechnung (Abb. 2) vom Gewinn zum verfügbaren Geld aus der Praxis wird dargestellt, welche Liquidität für die privaten Ausgaben zur Verfügung steht.
In dem Beispielfall wurde im Jahr 2016 ein Betriebs-PKW im Wert von Euro 90.000 angeschafft und nur zum Teil finanziert. Dadurch standen nicht Euro 279.300 (Gewinn), sondern nur Euro 246.700 zur Verfügung. Die privaten „Zwangsausgaben“ in Form von Versicherungen (Risiko- und Altersvorsorge inklusive Versorgungswerk) sowie Steuerzahlungen führen zu Zahlungen von Euro 139.600. Das private Wohnen inklusive Eigenheimfinanzierung kostet weitere Euro 59.500. Damit hätten (im Nachhinein betrachtet) Euro 47.600 für die Lebenshaltung zur Verfügung gestanden.
Tatsächlich wurden aber Euro 87.500 ausgegeben. Eine Differenzierung dieser Lebenshaltungskosten über einen dazugehörigen Einzelkontennachweis ist möglich.
In der Regel spiegeln die Lebenshaltungskosten aber die laufenden Entnahmen auf das nicht gebuchte Privatkonto wider. Die gewünschte Transparenz in den Privatausgaben kann dadurch vom Arzt selbst bestimmt werden.
Abb. 3: Musteraufbau einer betriebswirtschaftlichen Auswertung 3: Entwicklung der Schulden Praxis und Privat
3.3 Die Entwicklung der eigenen Verschuldung
Durch die Buchung der Praxisdarlehen (zwangsweiser Bestandteil der Buchhaltung) und der privaten Darlehen (soweit gewünscht) wird das Bild abgerundet (Abb. 3). Während die privaten Darlehen planmäßig getilgt wurden, haben sich planmäßige Tilgung der bestehenden Praxisdarlehen und Neuaufnahme für die PKW-Finanzierung im abgelaufenen Jahr die Waage gehalten. In der Praxis hat keine Entschuldung stattgefunden.
Im Gegenteil: Durch die Anschaffung des Kfz und den Gewinnrückgang wurde das laufende Praxiskonto um Euro 39.900 verschlechtert. Hier spiegelt sich jetzt die „Überentnahme“ der privaten Ausgaben im Vergleich zum verfügbaren Geld aus der Praxis.
Diese Gesamtdarstellung, die sich im Original auf einer Seite findet und hier für Zwecke der Darstellung aufgeteilt wird, ermöglicht einen guten Überblick über die eigene Finanzsituation und die Entwicklung der Praxis.
Abb. 4: Beispiel zum externen Branchenvergleich
4. Externer Branchenvergleich (jährlich)
Eine Ergänzung sollte ein einmal jährlich stattfindender Vergleich mit entsprechenden Branchenvergleichszahlen sein. Der externe Branchenvergleich zeigt (Abb. 4), dass die Struktur der Einnahmen etwas besser ist als bei Ärzten gleicher Fachrichtung und Umsatzgröße, weil der Anteil der sonstigen Honorare (Privatliquidationen) höher ist. In der Kostenanalyse zeigt sich, dass Dr. Mustermann besser dasteht als vergleichbare Praxen – abgesehen von den Finanzierungs- und den Kfz-Kosten.
5. Fazit
„Management-by-Kontostand“ ist ein erstes Indiz, aber kein geeignetes Instrument zur Steuerung der Praxis und der eigenen Liquidität. Eine gute BWA, die die entsprechenden Aspekte abbildet und ein guter Steuerberater, der diese gut erklärt, sind wichtige Voraussetzungen, um sich mit den eigenen Zahlen beschäftigen zu können und sie zu verstehen. Nur wer sich mit den eigenen Zahlen beschäftigt, kann sie verbessern.
Autor
Diplom-Kaufmann Dirk Klinkenberg, Steuerberater bei der CURATOR Treuhand- und Steuerberatungsgesellschaft mbH Schlossstraße 20 51429 Bergisch Gladbach Tel.: 02204-9508-200 Tätigkeitsschwerpunkt der CURATOR ist die steuerliche und betriebswirtschaftliche Beratung von Ärzten, Zahnärzten und sonstigen Heilberuflern. www.curator.de
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