Der Begriff „Außenprüfung“ umfasst verschiedene Arten von Prüfungen. Die „klassische“ Außenprüfung, auch Betriebsprüfung genannt, erstreckt sich auf alle Steuerarten und umfasst üblicherweise drei Besteuerungszeiträume.
► Gemäß §§ 193 ff. der Abgabenordnung (AO)
Diese Vollprüfung erstreckt sich bei Ärzten nicht nur auf die freiberuflichen Einkünfte, sondern auch auf die übrigen einkommensteuerlichen Verhältnisse, unter Umständen auch die des Ehepartners.
► Soll nur ein einzelner Sachverhalt geklärt werden, kann die Finanzverwaltung nach § 203 AO eine abgekürzte Außenprüfung durchführen.
Anlass kann eine Kontrollmitteilung sein, die im Rahmen einer Außenprüfung bei einem anderen Steuerpflichtigen erstellt wurde, oder zum Beispiel umfangreiche Baumaßnahmen an einem sowohl privat als auch betrieblich genutzten Gebäude.
Im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung wird geprüft, ob sämtliche zum Arbeitslohn gehörenden Einnahmen, beispielsweise auch Sachbezüge, in der korrekten Höhe erfasst und die Lohnsteuer ordnungsgemäß einbehalten wurde.
► Im Lohnbereich gibt es noch die Sozialversicherungsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung.
Umsatzsteuerpflichtige Umsätze
Werden in der Praxis auch umsatzsteuerpflichtige Umsätze erbracht, werden diese üblicherweise im Rahmen einer allgemeinen Betriebsprüfung mit überprüft. Allerdings ist auch die Durchführung einer Umsatzsteuersonderprüfung möglich. Dabei geht es vorrangig um die zeitnahe Überprüfung der Umsätze, insbesondere die Zuordnung zu den steuerfreien und -pflichtigen Umsätzen sowie um den Vorsteuerabzug.
Ob eine Außenprüfung stattfindet und wie oft, hängt zunächst von der Größe des Unternehmens, der wirtschaftlichen Zuordnung und der Betriebsart ab. Ärzte werden von der Finanzverwaltung zur Betriebsart „Freie Berufe“ gezählt. Seit dem 01.01.20191 erfolgt die Einteilung der Freiberufler in die Größenklassen nach den Betriebsmerkmalen in Tab. 1.
Je größer das Unternehmen ist, desto häufiger wird eine Außenprüfung durchgeführt: Während Kleinbetriebe selten mit Prüfungen rechnen müssen, werden Mittelbetriebe durchschnittlich circa alle zwölf Jahre geprüft. Die Auswahl der Prüffälle innerhalb der Größenklasse erfolgt nach dem Zufallsprinzip. Bei Großbetrieben ist die Finanzverwaltung dagegen bemüht, kein Jahr ungeprüft zu lassen. Unter den Berufsausübungsgemeinschaften (BAG) gibt es besonders viele Großbetriebe. Das mag zunächst merkwürdig klingen. Aber: Für die Einteilung in die Größenklassen ist der Gewinn der gesamten Gemeinschaftspraxis ausschlaggebend, nicht der Anteil des einzelnen Gesellschafters, so dass schnell die Grenze von 700.000 Euro Gewinn erreicht wird.
Anlassbezogene Prüfung
Unabhängig vom routinemäßigen Turnus kann ein Steuerfall auch anlassbezogen für eine Betriebsprüfung ausgewählt werden. Unter Umständen wird dieser Fall sogar bevorzugt auf den Prüfungsplan genommen. Fallen dem Innendienstmitarbeiter bei der Bearbeitung Unregelmäßigkeiten oder Auffälligkeiten in der Steuererklärung auf, kann dieser eine Außenprüfung anregen.
Die Finanzverwaltung filtert risikobehaftete Sachverhalte aber auch mittels spezieller Prüfsoftware aus den elektronisch gespeicherten Daten der Gewinnermittlung.
Anlässe für eine Außenprüfung sind zum Beispiel:
- Ungewöhnliche Umsatz- und Gewinnschwankungen
- Steigender Schuldzinsenabzug bei fraglicher betrieblicher Veranlassung
- Neuabgeschlossene Verträge mit nahen Angehörigen, z. B. Miet-, Darlehens- oder Arbeitsverträge. Diese werden regelmäßig auf unübliche Vereinbarungen und tatsächliche Durchführung überprüft.
- Firmenfahrzeuge, insbesondere hochwertige, sind der Klassiker in einer Prüfung
- Übersteigen die Privatentnahmen den Gewinn oder gibt es auffällig hohe Einlagen wird die Finanzverwaltung eventuell einen genaueren Blick darauf werfen wollen.
Viele Sachverhalte lassen sich durch entsprechende Dokumentation und Kommunikation gegenüber dem Finanzamt im Vorfeld klären, sodass eine Prüfung aus diesen Gründen verhindert werden kann.
Andere Lebenssachverhalte, die zu einer Außenprüfung führen können, lassen sich nicht so einfach vermeiden: Wird die Praxis aufgegeben oder verkauft, eine Gemeinschaftspraxis gegründet oder scheidet ein Arzt aus der Gemeinschaftspraxis aus, sind dies immer bevorzugte Anlässe für eine Außenprüfung der Finanzverwaltung.
Ablauf der Prüfung
Kommt es zu einer Außenprüfung wird diese durch eine formale Prüfungsanordnung bekannt gegeben, aus der sich die zu prüfenden Steuerarten und der Prüfungszeitraum (regelmäßig drei Jahre) ergeben. Auch der Termin für den Beginn der Prüfung und der Prüfer wird benannt. In der Praxis meldet sich der Prüfer bereits vorab telefonisch und spricht den Termin und den Ort der Durchführung ab.
Bei einer BAG wird die Prüfungsanordnung an die Gesellschaft bekannt gegeben, da sie die Erklärung über die gesondert und einheitliche Gewinnfeststellung abzugeben hat. Das steuerliche Sonderbetriebsvermögen der beteiligten Ärzte ist ebenfalls im Prüfungsumfang enthalten. Sollen weitergehende Verhältnisse der Gesellschafter geprüft werden, muss jedem Beteiligten eine gesonderte Prüfungsanordnung bekannt gegeben werden. Soweit der Steuerberater eine Empfangsvollmacht hat, erhält er die Anordnung.
Wo findet die Prüfung statt?
Die Prüfung soll vorrangig in der Arztpraxis stattfinden.
► Gemäß § 200 Abs. 2 AO in Verbindung mit § 6 der Betriebsprüfungsordnung
Meist fehlt es aber in der Praxis an geeigneten Räumlichkeiten, die über mehrere Tage zur Verfügung gestellt werden können. Wurde die Finanzbuchhaltung von einem Steuerberater erstellt, wird die Prüfung deshalb üblicherweise in dessen Räumlichkeiten oder im Finanzamt durchgeführt. Anspruch hat man jedoch nicht darauf. Laut Gesetz ist vorrangig in der Praxis oder in den Wohnräumen zu prüfen.
Mitwirkungspflicht
Der Steuerberater muss dem Prüfer den digitalen Datenzugriff auf die Buchhaltung einräumen und kann Fragen bzw. kritische Punkte direkt klären bzw. den Mandanten informieren und vorbereiten. Der Arzt ist als Steuerpflichtiger zur Mitwirkung verpflichtet, darf dafür natürlich auch eine Auskunftsperson benennen.
► Gemäß § 90 AO
Eine Praxisbesichtigung und ein persönliches Gespräch mit dem Prüfer ist unabhängig vom Prüfungsort aber allgemein üblich. Auch zu diesem Termin sollte der Steuerberater anwesend sein.
