Seit langer Zeit wurde über die elektronische Rechnung (E-Rechnung) gesprochen und nun ist sie gesetzlich geregelt. Im Bereich Business-to-Business (B2B) im Inland ist ab dem 1. Januar 2025 grundsätzlich eine E-Rechnung verpflichtend. Es gibt jedoch Übergangsfristen bis in das Jahr 2027. Fragen rund um die Einführung und welche Vorkehrungen Sie treffen sollten.
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Arztpraxen Rechnungen von anderen Unternehmen (z. B. Lieferanten, Steuerberater) elektronisch empfangen können. Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen gilt für alle inländischen Unternehmen unabhängig davon, ob sie selbst E-Rechnungen ausstellen oder umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringen, also auch für z. B. Ärzte, Vermieter und Betreiber von Photovoltaik-Anlagen. Dass ein Arzt einem anderen Unternehmer eine Rechnung stellt, ist nicht der Regelfall. Diese Konstellation könnte z. B. bei der Erstellung eines Gutachtens vorstellbar sein.
Was ist eine E-Rechnung?
Jede Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Dieses Format muss die elektronische Verarbeitung ermöglichen und bestimmten technischen Vorschriften entsprechen.
Was unterscheidet eine E-Rechnung von einer klassischen PDF-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist keine reine PDF-Rechnung. Die E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen. Eine elektronische Weiterverarbeitung ist möglich. In Deutschland stehen vor allem die „X-Rechnung“ sowie das „ZUGFeRD“-Format zur Verfügung. Letzteres ermöglicht die Übermittlung der Rechnungsdaten in einer strukturierten PDF-Datei mit XML-Daten. Durch XML-Daten kann die Rechnung automatisch und elektronisch weiterverarbeitet werden. Rechnungsschreibungsprogramme bzw. Warenwirtschaftssysteme oder Praxissoftware müssen diese Funktion besitzen. Prüfen Sie zeitnah, ob die genutzten Programme die technischen Voraussetzungen erfüllen, um eine E-Rechnung zu erzeugen. Sollte dies nicht der Fall sein, informieren Sie sich beim Programmanbieter über den Zeitplan der Umsetzung.
Sofern bislang noch kein Rechnungsschreibungsprogramm eingesetzt wird, sollte dieser Prozess zeitnah initiiert werden. Im Anschluss ist sicherzustellen, dass die Umstellung auf die E-Rechnung in den jeweiligen Prozessbeschreibungen der Verfahrensdokumentation berücksichtigt wird. Für folgende Rechnungen brauchen Sie auch zukünftig keine E-Rechnung auszustellen:
Rechnungen über Leistungen, die nach den § 4 Nr. 8 bis 29 Umsatzsteuergesetz (UStG) steuerfrei sind (bspw.
Heilbehandlungsleistungen, Vermietung),
Kleinbetragsrechnungen bis 250 €,
Fahrausweise,
Rechnungen an ausländische Unternehmer,
Rechnungen an private Kunden bzw. Patienten.
Tab.: Roadmap der Umsetzung zur E-Rechnung
ab 2025
Möglichkeit der Ausstellung von E-Rechnungen für inländische steuerpflichtige Umsätze zwischen Unternehmen. Generelle Empfangspflicht für E-Rechnungen.
ab 2027
Ausstellungspflicht von E-Rechnungen für inländische steuerpflichtige Umsätze an Unternehmen, wenn der Umsatz 2026 mehr als 800.000 € betrug.
ab 2028
Generelle Ausstellungspflicht von E-Rechnungen für inländische steuerpflichtige Umsätze zwischen Unternehmen.
Michael Volkhausen, Steuerberater
Quelle: Treuhand Hannover Steuerberatung und Wirtschaftsberatung für Heilberufe GmbH
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