Wie wirtschaftlich sind meine Praxisabläufe eigentlich?
Effiziente Praxisorganisation ist der Grundpfeiler einer erfolgreichen Facharztpraxis – sei es in der Terminplanung, der internen Kommunikation oder der Integration von digitalen Lösungen. Doch wie wirtschaftlich sind die bestehenden Praxisabläufe tatsächlich?
Diese Frage stellt sich früher oder später jede Praxisinhaberin und jeder Praxisinhaber angesichts der immer höheren Anforderungen an Struktur, Zeitmanagement und Wirtschaftlichkeit. Die HNO-Praxis Dres. Allert, Heinert, Wiegmann aus Freiburg ging dieses Thema in Zusammenarbeit mit der KOCK CONSULTING GmbH (ehemals Kock+Voeste) an, um bestehende verlangsamende Strukturen und dysfunktionale Workflows im Praxisalltag zu verbessern. Am Beispiel der Freiburger Facharztpraxis zeigt sich: Mit einem systematischen Blick auf die Abläufe in der Praxis können wertvolle Optimierungspotenziale aufgedeckt werden – für mehr Effizienz, Patientenzufriedenheit und eine geringere Belastung des Teams.
Ausgangssituation
In der HNO-Praxis Dres. Allert, Heinert, Wiegmann bilden fachliche Kompetenz und Erfahrung die Grundpfeiler der Zusammenarbeit, gepaart mit Freundlichkeit und Engagement für die Patientenschaft. Grundlegend gute Voraussetzungen für die Patientenversorgung – dennoch sahen die Praxisinhaber Optimierungspotenzial. Ohne klar festgelegte Strukturen litten nicht nur der Workflow, sondern auch die Patienten- und Mitarbeiter-Zufriedenheit. Überflüssige Wege, fehlende Abstimmung und regellose Terminplanungen zusammen mit einem erhöhten Patientenflow führten zu Frustration und Stress im Praxisalltag.
Eine Organisationsanalyse deckte z. B. auf, dass eine fehlende Terminkalenderstruktur ohne Kategorisierung der zentrale Knackpunkt in der Organisation der Facharztpraxis war. Die Terminplanung erfolgte ausschließlich in Absprache mit der Praxisleitung und verzeichnete eine hohe Anzahl an Terminanfragen als „Akutpatienten“ – ein zusätzlicher Stressfaktor für Mitarbeitende und Inhaber. Kleine Stellschrauben führten schon bald zu ersten Erfolgen: Die Einführung eines strikten Terminmanagements, das sowohl Akutpatientinnen und -patienten als auch Routinekontrollen besser steuert, ermöglichte den Mitarbeitenden eigenständigeres Handeln, setzte Arbeitskapazitäten frei und führte bereits zu einer spürbaren Beruhigung des Praxisalltags.
Der Erfolg des optimierten Terminmanagements
Ein neu eingeführtes, festes Termin-Einbestellungssystem brachte schon in kurzer Zeit spürbare Vorteile auf mehreren Ebenen. Für die Praxis wie auch für die Patientenschaft bedeutet eine klar strukturierte Terminkalenderverwaltung, die nun auch eine Ausfallpauschale vorsieht, mehr Verbindlichkeit und Selbstverantwortung. Dies steigert gleichzeitig die Zufriedenheit und sorgt durch festgelegte Zeitfenster für Akut- und Routinepatientinnen und -patienten für eine planbarere und effizientere Versorgung. So können die Behandlerinnen und Behandler den Bedürfnissen ihrer Patientinnen und Patienten besser gerecht werden. Auch das Praxisteam profitiert: Besser organisierte Abläufe reduzieren die Belastung und tragen zu einer angenehmeren Arbeitsatmosphäre bei. Für die Praxisinhaber ergeben sich dadurch neben einer Entzerrung und reduzierten Belastung auch wirtschaftliche Vorteile. Durch die optimierte Terminplanung lassen sich zeitliche Engpässe vermeiden, während gleichzeitig mehr Freiraum für IGeL- und Privatleistungen entsteht. Für Dres. Allert, Heinert und Wiegmann eröffnete dies die Möglichkeit einer Versorgungsausrichtung nach ihren Vorstellungen. Die erste Prozessoptimierung verhalf der Freiburger Praxis bereits „von einem situativen Reagieren zum planvollen Agieren“, wie es die Mitinhaberin Dr. Wiegmann beschreibt.
Eine durchdachte Anpassung bestehender Abläufe bildet den Grundstein für digitale Prozesse in der Arztpraxis. Für die HNO-Praxis ist die Implementierung einer Online-Terminbuchung der nächste logische Schritt, um die Notwendigkeit telefonischer Erreichbarkeit zu reduzieren und mehr Zeit für die direkte Patientenversorgung zu schaffen. Online-Kalendersysteme erleichtern nicht nur die Terminvergabe, sondern bieten auch eine umfassende Terminübersicht für die Praxisorganisation. Ein digitaler, KI-basierter Telefonassistent kann zudem eine Entlastung für das Praxisteam darstellen und wichtige Informationen gezielt abfragen und für den anstehenden Termin aufbereiten. Ein spannender Prozess, der für das Ärzteteam noch nicht abgeschlossen ist.
Der menschliche Faktor im Veränderungsprozess
Veränderungsprozesse sind selten leicht. Gerade die Umstellung gewohnter Abläufe kann anfangs als anstrengend empfunden werden. Doch unter der fachkundigen Begleitung der Berater konnten die Praxisinhaber gezielt auf die Bedürfnisse aller Beteiligten eingehen – von der Behandlerin bis zur Medizinischen Fachangestellten (MFA). So kann Transformation nachhaltig gelingen. Workshops und Coachings spielten dabei eine zentrale Rolle. Dabei wurde darauf geachtet, jede und jeden aktiv einzubeziehen und die anstehenden Schritte verständlich zu erläutern. Für Beratende als auch für die Praxisinhaber galt es (und gilt es heute noch), jede und jeden Beteiligten mit den für sie oder ihn anstehenden Herausforderungen wahrzunehmen, zuzuhören und die verschiedenen Fäden von Bedürfnissen und Interessen am Ende zusammenzuführen. Diese zwischenmenschliche Komponente und eine offene Kommunikation sind der Schlüssel zu einer erfolgreichen Umsetzung praxisoptimierender Maßnahmen.
Prozessoptimierung als Fundament moderner Praxisorganisation
Ein dreigliedriger Beratungsansatz bietet eine Grundlage, um die Organisation der Praxis ganzheitlich zu verbessern. Für die Praxisinhaber Dres. Allert, Heinert und Wiegmann stehen aktuell folgende Aspekte im Vordergrund:
Prozess- und Ablaufoptimierung: Eine effiziente Praxisorganisation basiert auf einer optimierten Prozess- und Ablaufstruktur. Durch eine durchdachte Terminplanung, klare Zuständigkeiten und strukturierte Kommunikationswege wird nicht nur der Arbeitsalltag erleichtert, sondern auch die Patientenzufriedenheit gesteigert. Eine optimierte Patientenlenkung kann etwa dazu beitragen, Abläufe effizienter zu gestalten.
Abrechnungsmanagement: Die nahtlose Integration von KV-Systemen sowie die Einbindung von IGeL- und Privatleistungen in ein einheitliches Konzept stellen sicher, dass wirtschaftliche Interessen und eine patientenorientierte Versorgung im Einklang stehen.
Digitalisierung: Mit einem stabilen und gut geschulten Team lassen sich digitale Tools wie Online-Terminkalender problemlos in den Praxisalltag integrieren. Durch gezieltes Coaching kann sichergestellt werden, dass alle Mitarbeitenden sicher und effizient mit den neuen Technologien arbeiten können.
Fazit
Ein klar strukturierter und digitalisierter Praxisablauf bietet sowohl organisatorische als auch wirtschaftliche Vorteile. Durch die gezielte Optimierung der Terminplanung, Abrechnung und Digitalisierung kann nicht nur die Effizienz der Praxis gesteigert, sondern auch die Zufriedenheit der Patientinnen und Patienten sowie der Mitarbeitenden nachhaltig verbessert werden. Die Veränderung mag ein herausfordernder Prozess sein, doch die positiven Auswirkungen sind deutlich spürbar, auch wenn die Praxisoptimierung noch nicht abgeschlossen ist: weniger Stress, mehr Planbarkeit und eine klare Ausrichtung der Praxis nach den eigenen individuellen Vorstellungen.
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