Im beruflichen Umfeld spielt Kommunikation eine entscheidende Rolle bei der Organisation und Koordination von Teams, der Führung von Mitarbeitenden und dem Erfolg des Unternehmens. Eine effektive Mitarbeiterkommunikation ist entscheidend – das gilt auch für die ärztliche Praxis.
Eine effektive, erfolgreiche Mitarbeiterkommunikation am Arbeitsplatz bzw. in der Arztpraxis hat folgende Zielsetzungen:
das Engagement und das Zugehörigkeitsgefühl der Mitarbeitenden fördern,
das Team motivieren,
die Produktivität steigern,
eine solide Arbeitsplatzkultur aufbauen,
Konflikte reduzieren,
das Betriebsklima verbessern sowie die Mitarbeiterbindung erhöhen.
Schlüsselprinzipien bei Mitarbeitergesprächen
Schlüsselprinzipien bei Mitarbeitergesprächen
Erfolgreiche Mitarbeitergespräche erfordern eine sorgfältige Planung und eine effektive Kommunikation. Als Vorgesetzter gilt es, einige Regeln zu beachten, damit die Kommunikation bewirkt, was sie bewirken soll. Nachfolgend einige Anregungen, wie man dies praktisch umsetzen kann:
Das Mitarbeitergespräch
Mitarbeitergespräche sind in der Regel Einzelgespräche zwischen Chef und Mitarbeitenden, ggf. ist noch der direkte fachlich Vorgesetzte mit von der Partie, da dieser das fachliche und soziale Verhalten des Mitarbeitenden am besten einschätzen bzw. beurteilen kann. Das persönliche Einzelgespräch ist immer der beste Weg, um Mitarbeitende effektiv zu führen, da im Dialog Fragen direkt geklärt und Missverständnisse sofort ausgeräumt werden können.
Vorbereitung
Bereiten Sie sich gründlich auf das Gespräch vor, indem Sie sich Zeit nehmen, um die Leistung des Mitarbeitenden zu überprüfen, Ziele zu überdenken und mögliche Themen vorzubereiten, die besprochen werden sollen.
Halten Sie Ihre Gedanken schriftlich fest. Das hilft bei der Gesprächsführung und kann als Gesprächsleitfaden dienen. Dabei ist ein standardisiertes Mitarbeiterformular hilfreich, in dem man seine Überlegungen schriftlich fixieren kann.
Atmosphäre
Schaffen Sie eine offene und einladende Atmosphäre für das Gespräch, in der sich der Mitarbeitende wohl fühlt, seine Gedanken und Anliegen zu teilen. Die Wahl eines neutralen Gesprächsumfelds, z. B. ein Besprechungsraum anstatt das Chefbüro, kann dabei helfen.
Zuhören
Hören Sie aktiv zu, was der Mitarbeitende zu sagen hat, und zeigen Sie Interesse an seinen Bedürfnissen, Perspektiven, Anliegen und Ideen. Zeigen Sie persönliches Interesse und Empathie – auch und gerade das ist ein Ausdruck von Wertschätzung.
Lassen Sie den Mitarbeitenden seine Sichtweise auf die Arbeit und seine Erfahrungen ausdrücken. Das hilft Ihnen, Ihre Praxis aus einem anderen Blickwinkel zu sehen und Probleme zu identifizieren, die Sie bislang vielleicht nicht wahrgenommen haben.
Feedback
Geben Sie konstruktives Feedback zur Leistung des Mitarbeitenden, sowohl positiv als auch negativ. Seien Sie spezifisch und beziehen Sie sich auf konkrete Beispiele, um Ihre Punkte zu unterstützen. Pauschale Kritik wird nicht gerne angenommen und wirkt meist nicht motivierend.
Halten Sie gemeinsam mit dem Mitarbeitenden messbare und erreichbare Ziele für die Zukunft fest, die seine berufliche Entwicklung und die Ziele der Praxis berücksichtigen. Setzen Sie klare Erwartungen bezüglich der Aufgaben, Ziele und Verantwortlichkeiten. Mitarbeitende benötigen klare Leitlinien, um erfolgreich zu sein und ihren Beitrag zum Team zu leisten. Dadurch wird Missverständnissen vorgebeugt und die Mitarbeitenden wissen, was von ihnen erwartet wird.
Entwicklung
Besprechen Sie Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung und unterstützen Sie den Mitarbeitenden dabei, seine Fähigkeiten und Kenntnisse zu erweitern und sich persönlich weiterzuentwickeln. Weiterbildung ist immer ein aktueller Motivationsfaktor und steht im direkten Zusammenhang mit der Mitarbeiterzufriedenheit. Eine Investition in das Knowhow und die Fähigkeiten Ihrer Fachkräfte lohnt sich immer.
Respekt
Behandeln Sie den Mitarbeitenden mit Respekt und Wertschätzung, unabhängig von den Leistungen. Zeigen Sie Anerkennung für dessen Arbeit und für Beiträge zum Team und zur Praxis. Eine respektvolle Kommunikation schafft ein positives Arbeitsumfeld und fördert die Motivation, das Engagement und die Loyalität des Personals.
Dokumentation
Halten Sie wichtige Punkte des Gesprächs schriftlich fest, einschließlich der besprochenen Ziele, des Feedbacks und der vereinbarten Maßnahmen. Dies dient als Referenz für zukünftige Gespräche und zur Nachverfolgung der vereinbarten Schritte.
Geben Sie Ihrem Mitarbeitenden eine Kopie dieses Gesprächsprotokolls, um sicherzustellen, dass beide Seiten das Besprochene bzw. die Vereinbarung akzeptieren.
Fortschritt
Kommunikation ist ein fortlaufender Prozess, der ständige Anpassungen erfordert. Planen Sie regelmäßige Follow-up-Gespräche, um den Fortschritt des Mitarbeitenden zu überprüfen, Rückmeldungen zu geben und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen. Nehmen Sie sich Zeit, um die Wirksamkeit Ihrer Mitarbeiterkommunikation zu reflektieren und kontinuierlich zu verbessern.
Die Botschaft entsteht beim Empfänger
Bedenken Sie immer eine der grundlegenden Regeln in der Kommunikation: Die Botschaft entsteht beim Empfänger! Stellen Sie sicher, dass Ihre Botschaften klar und konsistent sind. Vermeiden Sie Missverständnisse, indem Sie deutlich kommunizieren und sicherstellen, dass alle Beteiligten das Gleiche verstehen. Verwenden Sie eine einfache Sprache: Effektive Kommunikation bedeutet, die Sache mit wenigen Worten auf den Punkt zu bringen.
Im zweiten Teil des Beitrags wird es um die Mitarbeiterbefragung als Instrument der Mitarbeiterkommunikation gehen.
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