Betriebsveranstaltungen sind Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter, z. B. Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern oder Jubiläumsfeiern. Auslöser der Neuregelung ist eine Entscheidung des Bundesfinanzhofs (BFH), die der Gesetzgeber nun bewusst korrigiert hat. Der BFH hatte entschieden, dass auch Veranstaltungen mit einem begrenzten Teilnehmerkreis als Betriebsveranstaltungen gelten können. Damit ließ sich die Pauschalsteuer von 25 % selbst auf geschlossene Veranstaltungen anwenden. „Der BFH hat den Begriff der Betriebsveranstaltung sehr weit ausgelegt“, sagt Gabriele Busch, Steuerberaterin bei Ecovis in Nürnberg. „Nach dieser Rechtsprechung konnten auch exklusive Feiern pauschal besteuert werden, obwohl nur ein kleiner Kreis eingeladen war.“
Der Gesetzgeber teilt diese großzügige Auslegung allerdings nicht. Er sieht darin eine Abkehr vom eigentlichen Zweck der Pauschalierung. Die Pauschalsteuer nach § 40 Absatz 2 Satz 1 Nr. 2 des Einkommensteuergesetzes (EStG) soll eine Vereinfachung darstellen und einen realitätsnahen Durchschnittssteuersatz abbilden. Das aus seiner Sicht aber nur, wenn Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aller Einkommensgruppen an einer Veranstaltung teilnehmen können.
Was gilt als offene Betriebsveranstaltung?
Nach der geplanten Neuregelung dürfen Unternehmen die Pauschalsteuer nur noch anwenden, wenn die Veranstaltung allen Beschäftigten eines Betriebs oder eines klar abgegrenzten Betriebsteils offensteht. Maßgeblich ist dabei nicht, wer tatsächlich teilnimmt, sondern wer teilnehmen dürfte. „Entscheidend ist die Offenheit der Einladung“, erläutert Busch. „Sobald eine Veranstaltung von vornherein nur für bestimmte Personen gedacht ist, entfällt die steuerliche Begünstigung.“ Ziel der Änderung ist es insbesondere, exklusive Veranstaltungen wie z. B. reine Events für Führungskräfte von der Pauschalbesteuerung auszunehmen. Die Regelung betrifft jedoch nicht nur solche Fälle.
Veranstaltungen für einzelne Gruppen
Die Neuregelung wirkt sich auch auf Feiern für bestimmte Arbeitnehmergruppen aus. Dazu zählen beispielsweise reine Auszubildendenveranstaltungen. „Solche Feiern bleiben zwar weiterhin Betriebsveranstaltungen im lohnsteuerlichen Sinne“, erläutert Busch. „Die günstige Pauschalbesteuerung von 25 % entfällt jedoch vollständig.“ Damit müssen Arbeitgeber genau prüfen, ob die Voraussetzungen für die Pauschalierung noch erfüllt sind. Andernfalls drohen unerwartete steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Folgen.
Konsequenzen
Der größte Vorteil der bisherigen Pauschalierung lag in der Vereinfachung. Bei Anwendung der Pauschalsteuer galten die Aufwendungen zugleich als beitragsfrei in der Sozialversicherung. Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber mussten die Kosten nicht einzelnen Arbeitnehmerinnen bzw. Arbeitnehmern zuordnen, und die Beträge tauchten in der Regel nicht in der individuellen Lohnabrechnung auf. „Dieser Vereinfachungseffekt fällt künftig bei exklusiven Veranstaltungen weg“, betont Busch. „Den geldwerten Vorteil müssen Betriebe dann jedem teilnehmenden Arbeitnehmer einzeln zurechnen.“
Das führt nicht nur zur Sozialversicherungspflicht, sondern auch zu einem höheren administrativen Aufwand. Zusätzlich werden die anteiligen Veranstaltungskosten über die Lohnabrechnung für die Beschäftigten sichtbar, was in der Praxis bislang häufig vermieden wurde.
Fazit
Die Neuregelung erfordert eine sorgfältige Planung von Betriebsveranstaltungen. „Arbeitgeber sollten bestehende Konzepte für Betriebsfeiern überprüfen und rechtzeitig anpassen“, empfiehlt Busch.
Gabriele Busch, Steuerberaterin, Nürnberg
Quelle: Ecovis Webservice GmbH
