Die Antwort unseres Experten:
Man muss sich schon etwas wundern, wenn – wie Sie schreiben – die KVen behaupten, dass „bislang weder die Art noch die inhaltliche Qualität der für eine Erstbefüllung relevanten Daten verbindlich definiert“ seien.
Denn bereits am 25. August 2021 wurde zwischen dem Spitzenverband Bund der Krankenkassen (GKV-Spitzenverband), der Deutschen Krankenhausgesellschaft e. V. (DKG), der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) und der Kassenzahnärztlichen Bundesvereinigung (KZBV) eine ePA-Erstbefüllungsvereinbarung beschlossen, die rückwirkend zum 1. Januar 2021 in Kraft getreten ist. Diese Vereinbarung wurde dann am 27. Mai 2025 in neuer Fassung beschlossen und ersetzt, rückwirkend seit dem 15. Januar 2025, die Vorgängerversion von 2021. In dieser Vereinbarung ist im § 2 der Umfang der Erstbefüllung klar definiert. Die gesetzlichen Grundlagen für die Nutzung der ePA sind in den §§ 341 bis 353 ausformuliert.
Umfang der Erstbefüllung
Bei der Erstbefüllung muss es sich also zwingend um die erstmalige Befüllung mit medizinischen Daten durch einen Arzt, Zahnarzt oder Psychotherapeuten handeln; dies gilt auch dann, wenn zwar bisher medizinische Daten vorhanden sind, aber nicht durch einen Arzt, Zahnarzt oder Psychotherapeuten eingestellt wurden.
Zu den Daten gehören nach § 347 SGB V
- medizinische Daten, die im Rahmen der vertragsärztlichen Versorgung bei der konkreten aktuellen Behandlung des Versicherten von den an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmenden Leistungserbringern erhoben wurden (Abs. 1), zusätzlich
- Daten zu Laborbefunden (Abs. 2),
- Befundberichte aus bildgebender Diagnostik (Abs. 2),
- Befundberichte aus invasiven oder chirurgischen sowie aus nicht-invasiven oder konservativen Maßnahmen (Abs. 2) und
- elektronische Arztbriefe gemäß § 341 Abs. 2 Nr. 1 Buchstabe d – das sind elektronische Briefe zwischen den an der Versorgung der Versicherten teilnehmenden Ärzten und Einrichtungen. (Abs. 2)
Zusätzlich kann eine Vielzahl anderer Daten – auf freiwilliger Basis – in die ePA eingestellt werden, die im § 341, Abs. 2 aufgelistet sind. Das alleinige Vorhandensein derartiger Daten in der ePA erfüllt jedoch nicht den Tatbestand einer Erstbefüllung.
Zur Erstbefüllung ermächtigte Personen
Demnach kann die Erstbefüllung einer ePA durch folgende Leistungserbringer erfolgen: Ärzte, Zahnärzte und Psychotherapeuten, die entweder
- an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmen, oder
- die in Einrichtungen, die an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmen, tätig sind oder
- die in zugelassenen Krankenhäusern tätig sind [§ 346, Abs. 3, S. 1].
Zusammenfassende Beurteilung
Als Erstbefüllung sind nur medizinische Daten relevant. Alle von Ihnen beispielhaft aufgelisteten „Dokumente“ genügen somit nicht den Anforderungen einer Erstbefüllung. Die einzige Frage, die bleibt, ist die nach der Kompetenz der angefragten Mitarbeiter der genannten Stellen.
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www.kbv.de/documents/infothek/rechtsquellen/bekanntmachungen/sonstige-vereinbarungen/2025-05-27_Neufassung_ePA-Erstbefuellungsvereinbarung.pdf [zuletzt abgerufen: 27.03.2026].
www.kbv.de/praxis/digitalisierung/anwendungen/elektronische-patientenakte [zuletzt abgerufen: 27.03.2026].
Redaktion, der-niedergelassene-arzt.de
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