Dokumentationen in der Pädiatrie: Welche wie lange aufbewahren?

Spätestens mit Vollendung des achtzehnten Lebensjahres enden Behandlungen von Patienten beim Kinder- und Jugendarzt, die Aufbewahrungsfristen für die im Rahmen der Behandlungen erstellten Dokumentationen dagegen nicht.

Gemäß § 57 Bundesmantelvertrag sind Patientenakten bis zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren und müssen jederzeit zur Verfügung stehen. Elektronisch gespeicherte Daten müssen entsprechend lange gesichert und abrufbar sein.

Zu dokumentieren sind:

  • Anamnese
  • Befunde
  • Diagnose(n)
  • Behandlungsmaßnahmen
  • Medikation
  • Eingriffe und deren Wirkungen
  • Einwilligungen und Aufklärungen
  • Tage der Behandlung und veranlasste Leistungen

Von Kinder- und Jugendärzten häufig nicht beachtet: Patienten, die älter als 18 Jahre sind, können bei Kinder- und Jugendärzten nicht (mehr) behandelt werden. War zum Beispiel ein Patient im Alter von 16 oder 17 Jahren noch in kinderärztlicher Behandlung, gelten dieselben Aufbewahrungsfristen, auch wenn die Patienten nicht mehr in die Kinderarztpraxis kommen. Die Annahme, dass die Aufbewahrungsfristen nach endgültiger Beendigung der kinderärztlichen Behandlung aufgehoben sind, ist nicht zutreffend.

Aufbewahrungsfristen

Die meisten Dokumentationen sind zehn Jahre aufzubewahren, einige kürzer.

Relevante Fristen für Kinder- und Jugendärzte:

  • Arztbriefe: Zehn Jahre
  • Abrechnungsunterlagen: bis zu zehn Jahre, auch wegen der Verjährungsfrist von Finanzunterlagen
  • Patientenakte mit Befunden, Aufzeichnungen usw.: Zehn Jahre
  • Kinderfrüherkennungs- und Jugendgesundheitsuntersuchungen: Zehn Jahre
  • Histologische/zytologische Befunde, gegebenenfalls einschließlich Der Präparate: Zehn Jahre
  • Verordnungen von Krankenhausbehandlungen, Heilmitteln: Zehn Jahre
  • Lieferscheine Sprechstundenbedarf: Zwei Jahre

Anmerkung: Bei allen Verordnungen sind in der Patientenkartei die Art und der Umfang der Verordnungen zu vermerken und (mindestens) zehn Jahre aufzubewahren.

  • Bei der Kassenärztlichen Vereinigung eingereichte Quartalsabrechnungsunterlagen: Eine Frist zur Aufbewahrung ist nicht festgelegt. Da es sich nicht um Behandlungsunterlagen handelt, gilt die Zehn-Jahresfrist nicht. Im eigenen Interesse sollten diese Unterlagen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden, um diese zur Verfügung zu haben, wenn es zum Beispiel zu einer Prüfung der Behandlungs- oder Verordnungsweise kommt.

Das sollte bei der Praxisaufgabe beachtet werden

Wird die Praxis ohne Übernahme durch einen anderen Arzt aufgegeben, ist dafür Sorge zu tragen, dass die Aufbewahrungsfristen gewährleistet sind.

Aufbewahrungsfristen und Praxisübergabe

Für die Übergabe der Patientenunterlagen an einen Kollegen ist eine schriftliche Zustimmung erforderlich, bei Kinder- und Jugendärzten in der Regel seitens der Eltern. Da der Termin für eine Praxisübergabe zumeist schon längere Zeit vorab feststeht, kann die entsprechende Zustimmung eingeholt werden. Alternativ können die Unterlagen den Eltern mitgegeben werden. Die Übergabe der Unterlagen sollte schriftlich mit Gegenzeichnung durch die Patienten dokumentiert werden.

Unterlagen aufbewahren in Gemeinschaftspraxen

Beim Ausscheiden aus einer oder Auflösung einer Gemeinschaftspraxis (GP) werden hinsichtlich der Aufbewahrungsfristen kontroverse Auffassungen vertreten, ob die Dokumentationen auf die verbleibenden Partner der GP aufgeteilt werden müssen oder ob wegen der gemeinschaftlichen Haftung (Haftung als Gesamtschuldner) der beziehungsweise die verbleibenden Partner der GP die Unterlagen aller Patienten behalten sollen. Überwiegend wird die Auffassung vertreten, so auch von Landesärztekammern, dass jeder Partner einer GP die Unterlagen aller Patienten behalten und die Aufbewahrungsfristen einhalten soll.

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WichtigDie Aufbewahrungsfristen für Behandlungsunterlagen gelten auch, wenn die Behandlung endgültig beendet ist

Bei der Praxisabgabe schriftliche Zustimmung zur Übergabe der Behandlungsunterlagen geben lassen

Beim Ausscheiden aus einer Gemeinschaftspraxis die Behandlungsunterlagen aller Patienten mitnehmen