Serie Steuer, Finanzen, digitaler Datenaustausch – Teil 2*: Ab nach Dig-Italien

Zitierweise: HAUT 2021;32(5):254-255.

Messenger-Dienste für kleine Mitteilungen, Videotelefonie für Gespräche von Angesicht zu Angesicht oder ganze Geburtstagsfeiern in einem Webraum – dank solcher Möglichkeiten mussten bzw. müssen wir trotz aller Beschränkungen doch zumindest nicht ganz auf den Kontakt zu unseren Freunden und Familien verzichten. 

Auch im Berufsleben profitieren wir (zum Teil längst selbstverständlich) von unzähligen technischen Möglichkeiten, welche uns das Leben angenehmer gestalten können: Anrufbeantworter, Online-Terminsystem, Smartphone, Onlinebanking, Praxissoftware, digitale Patientenakte, Cerec-Scan, Abrechnungsunterstützung und IT-Support per Fernwartung – überall trifft man auf kleine elektronische Helferlein. 

Nun, all die Programme, Softwares, Tools, Gadgets – oder wie auch immer wir es nennen wollen – haben eines gemeinsam: Ihre Aufgabe ist es, Sie in Ihrem Tun zu unterstützen und Ihnen das Leben zu vereinfachen. Alltägliche Anforderungen können damit automatisiert, digitalisiert und effizienter gestaltet, Prozesse und Abläufe optimiert und beschleunigt, Ressourcen gespart oder für neue Ziele eingesetzt werden. So gewinnen Sie dank moderner Technik Zeit. Zeit für Neues, Zeit für Vertrautes, Zeit für die Familie, Zeit für Freunde, Zeit für sich selbst. 

Digitale Übermittlung von Buchhaltungsdaten  

Auch immer mehr Steuerkanzleien digitalisieren zunehmend ihre Prozesse in der Buchhaltung, teils freiwillig, teils verpflichtend: So werden E-Bilanzen erstellt, die Kontoumsätze von den Banken automatisiert digital übermittelt, geleistete Vorauszahlungen über das Internet abgerufen, die Steuererklärung elektronisch an das Finanzamt übermittelt und vieles mehr.

So ist es nur konsequent, dass es auch in der Zusammenarbeit mit Ihrer Steuerkanzlei verschiedene bewährte technische Helferlein gibt. Es ist nicht länger nötig, die Belege hinter die dazugehörigen Kontoauszüge zu heften, den Ordner einzupacken, zur Post zu tragen und für längere Zeit auf die Belege zu verzichten. Steuerbelege können eingescannt, hochgeladen oder per App an Ihre Kanzlei übermittelt werden – weiter müssen Sie nichts tun, um Ihre Steuererklärung zu erstellen. Diese Aufgaben können Sie besten Gewissens an ihr Team delegieren, ohne dass sensible Daten wie Konto­umsätze oder Lohnauswertungen von Unbefugten gesehen werden können. Fast „im selben Atemzug“ können bereits Überweisungen elektronisch unterstützt vorbereitet werden. Selbstverständlich ist das Verfahren transparent und Sie haben die Ausführung unter Kontrolle. 

Mehrere Anbieter offerieren solche Systeme. Sie vereinfachen nicht nur die Zusammenarbeit zwischen Mandanten und Kanzlei, sondern unterstützen Sie auch bei anfallenden steuerrelevanten Arbeitsschritten. Darüber hinaus bieten sie Ihnen online die Möglichkeit, die in den GoBD* definierten Grundsätze zu erfüllen.

Spätestens im Corona-Chaos hat sich gezeigt, wie wertvoll eine strukturierte digitale Zusammenarbeit ist: Dank eines hohen Digitalisierungsgrades konnten viele Kanzleien ihre Mandanten auch 2020 durch alle Widrigkeiten begleiten, sie mit Webinaren und Mitteilungen zu aktuellen Entwicklungen unterstützen und dank digitaler Homeoffice-Arbeitsplätze Erreichbarkeit gewährleisten – sowie Ihre laufenden Buchhaltungszahlen für Ämter, Banken etc. 

Ausdruck gilt nicht als Originalbeleg

Ein Medienbruch entsteht, wenn innerhalb eines Informationsprozesses Daten manuell erfasst, also abgetippt, werden müssen. Man geht davon aus, dass dadurch Prozesse verlangsamt werden und dass Fehler entstehen. 

Sie müssen Originalbelege für Ihre Praxis – also Ihr Unternehmen – in der Regel mindestens 10 Jahre archivieren. Erhalten Sie nun eine Rechnung als PDF-Anhang einer E-Mail, so ist dieses PDF der Originalbeleg (u. U. auch die gesamte Mail). Drucken Sie das pdf aus, so haben Sie einen Medienbruch. Denn die ausgedruckte Rechnung ist nicht der Originalbeleg und somit im Sinne der GoBD nicht ausreichend.

Die Gegenüberstellung der geschriebenen Rechnungen mit den eingegangenen Zahlungen ist zwingend erforderlich, um überprüfen zu können, ob eine Mahnung versendet werden muss. Die meisten Rechnungsschreibungs-Programme bieten hierfür die Möglichkeit, die Rechnungsdaten in Form einer csv- oder Excel-Datei zu exportieren, welche dann den Zahlungseingängen gegenübergestellt werden kann. Dazu wird eine Liste/ Datei der geschriebenen Rechnungen generiert, die alle für die Buchhaltung relevanten Informationen enthält. 

Datenschutz bei Betriebsprüfung

Mit der entsprechenden Software können Sie jeden Beleg digitalisieren und Ihrer Steuerkanzlei so zur Verarbeitung zur Verfügung stellen. Auf den Ausgangsrechnungen stehen alle steuerlich relevanten Informationen. Selbst sensible Patientendaten sind in Steuerkanzleien derzeit datenschutzrechtlich kein Pro­blem – durch deren besondere Pflicht zur Verschwiegenheit als Berufs­­geheimnisträger. Cave: Dies gilt nicht für Betriebsprüfer! Die Prüfenden dürfen bzw. müssen zwar die steuerlichen Parameter der Rechnung sehen können, genau genommen aber nicht die personenbezogenen Daten wie Diagnose oder Behandlungsmaßnahmen.

Entsprechende Software kann alle Buchungen und die dazugehörigen Belege digital zur Verfügung stellen. So können die Prüfenden ihrer Arbeit nachgehen, ohne dass Sie Ihre Originalbelege dafür heraussuchen müssen. Denn den Prüfenden genügt eine Auswertung der gestellten Rechnungen, um diese mit den gebuchten Einnahmen abgleichen zu können. Eine gedruckte Rechnung müssten Sie sonst hinsichtlich der sensiblen Daten entsprechend zensieren. 

Unter bestimmten Voraussetzungen kann Ihre Kanzlei Sie darüber hinaus regelmäßig auf noch nicht beglichene Rechnungen hinweisen. Sie müssen dann nicht in mühsamer Kleinarbeit Position für Position mit Ihrem Konto abgleichen. Moderne Programme zur Rechnungsschreibung bieten zum Teil bereits direkte Online-Schnittstellen an. Damit können Sie Daten mit einem Mausklick an Ihre Kanzlei übertragen.