Wie reagiere ich auf offene Rechnungen?

Welche Voraussetzungen für eine fällige Forderung erfüllt sein müssen und welche Möglichkeiten Sie haben, diese Forderung einzutreiben, stellen wir Ihnen im Nachfolgenden dar. 

Rechnung entsprechend § 12 GOÄ

Damit eine Forderung fällig wird müssen Sie eine Rechnung erstellt haben, welche den Anforderungen des § 12 der GOÄ entspricht. Danach muss eine Rechnung enthalten:

• Datum der Erbringung der Leistung; 
• bei Gebühren die Nummer und die Bezeichnung der einzelnen berechneten Leistungen, einschließlich einer in der Leistungsbeschreibung ggf. genannten Mindestdauer sowie den jeweiligen Betrag und den Steigerungssatz;
• bei Gebühren für vollstationäre, teilstationäre sowie vor- und nachstationäre privatärztliche Leistungen zusätzlich den Minderungsbetrag nach § 6a GOÄ;
• bei Entschädigungen nach den §§ 4 bis 9 GOÄ den Betrag, die Art der Entschädigung und die Berechnung; 
• bei Ersatz von Auslagen nach § 10 GOÄ den Betrag und die Art der Auslage; übersteigt der Betrag der einzelnen Auslage 25,56 €, ist der Beleg oder ein sonstiger Nachweis beizufügen;
• Kennzeichnung der Leistung, die auf Verlangen erbracht wird.

Diese Rechnung muss dem Patienten zugegangen und seit dem Zugang müssen 30 Tage verstrichen sein. Wenn Sie Zweifel an der Zahlungswilligkeit des Patienten haben, können Sie Ihre Rechnung mit Einwurfeinschreiben zustellen lassen. 

Zahlungserinnerung und Mahnung

Grundsätzlich kommt der Schuldner bei Geldforderungen, z. B. bei Ihrer Rechnung, spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug. Der Schuldner ist also nach den 30 Tagen auch dann in Verzug, wenn er keine Mahnung erhalten hat. Dennoch ist es ratsam, dem Patienten eine Zahlungserinnerung und eine letzte Mahnung zuzusenden. Denn zum einen müssen Sie den Zugang Ihrer Rechnung bei Gericht glaubhaft machen, und dass drei Briefe auf dem Postweg 
verloren gehen, glaubt kein Richter. Zum anderen kann jeder einmal eine Rechnung vergessen. Sie sollten der Zahlungserinnerung und der letzten Mahnung jeweils eine Kopie der Rechnung beifügen, um dem Einwand des Patienten zuvorzukommen, er habe die Rechnung nicht erhalten. 

Sie können neben dem Rechnungsbetrag Verzugszinsen in Höhe von fünf Prozentpunkten über dem Basiszinssatz der Deutschen Bundesbank vom Zeitpunkt der Fälligkeit der Rechnung geltend machen. 

Reagiert der Patient jetzt immer noch nicht, haben sie folgende Möglichkeiten: 

Verzicht

Zum einen können Sie auf die Eintreibung Ihrer berechtigten Forderungen verzichten. Dies erspart zwar Ärger, schmälert aber Ihre Einnahmen und birgt das Risiko, dass sich unter Ihren Patienten herumspricht, dass man bei Ihnen die Rechnungen nicht bezahlen muss.

Rechtsanwalt beauftragen

Sie können natürlich auch einen Rechtsanwalt einschalten. Dieser nimmt Ihnen die Arbeit und ggf. den Ärger ab. Ein Rechtsanwalt kostet aber auch Geld, welches der säumige Patient zwar erstatten muss, Sie selbst müssen jedoch in Vorkasse gehen. Und ist der Patient zahlungsunfähig, werden Ihnen auch nicht die Rechtsanwaltskosten erstattet.

Gerichtlichen Mahnbescheid beantragen

Sie können aber auch selbst aktiv werden und einen Mahnbescheid bei Gericht erwirken. Dies kostet zwar auch Geld, aber Sie haben zumindest die Rechtsanwaltskosten gespart, wenn der Patient zahlungsunfähig ist. Auch haben Sie mit diesem Titel die Möglichkeit, Ihre Forderungen plus Zinsen zu einem späteren Zeitpunkt (bis zu 30 Jahre) durch den Gerichtsvollzieher eintreiben zu lassen. Ihre Ansprüche verjähren also nicht nach drei Jahren. 

Sie benötigen für das gerichtliche Mahnverfahren einen amtlichen Vordruck, welchen Sie im Schreibwarenhandel erwerben können oder online bei speziellen Verlagen beziehen können (so z. B. www.Mahnverfahren-aktuell.de). In allen Bundesländern ist das automatisierte Mahnverfahren eingeführt worden, das heißt, das Mahnverfahren läuft über maschinell lesbare Vordrucke. Dabei muss nur der Antrag in maschinenlesbarer Form eingereicht werden. Dies hat den Vorteil, dass das Mahnverfahren sehr schnell vorangetrieben wird. Das gerichtliche Mahnverfahren kann auch online beantragt werden. Über das Portal www.online-mahnantrag.de können entsprechende Anträge heruntergeladen werden. 

Sie müssen also lediglich den gesetzlich anerkannten bzw. vorgeschriebenen Vordruck ausfüllen und ihn bei dem zuständigen zentralen Mahngericht zur Bearbeitung einreichen. Bitte beachten Sie, dass der Vordruck gut lesbar (in Blockschrift oder maschinell) und eindeutig ausgefüllt werden muss. 
Der für den Erlass des Mahnbescheids zuständige Rechtspfleger prüft, ob die Voraussetzungen für den Erlass vorliegen. Er prüft die Zulässigkeit des Mahnverfahrens, die Zuständigkeit des Gerichts, die Vollständigkeit des Antrags und die Verwendung des vorgeschriebenen Vordrucks, also nur die formelle Richtigkeit. Nicht überprüft wird von ihm, ob die Forderung auch gerechtfertigt ist.

Kosten

Bevor der Mahnbescheid erlassen wird, werden Gerichtskosten in Höhe einer halben Gebühr fällig. Sie müssen also einen Gerichtskostenvorschuss leisten. Im maschinellen Verfahren erfolgt dies durch eine Kostenrechnung. Bei einer Forderung bis 1.000 €, müssen Sie z. B. 32 € an das Gericht zahlen.

Der dem Schuldner zugestellte Mahnbescheid enthält:

• die Aufforderung des Gläubigers an den Schuldner, innerhalb von zwei Wochen ab der Zustellung des Mahnbescheids, die geltend gemachte Forderung nebst Zinsen und Kosten zu begleichen oder
• dem Gericht mitzuteilen, ob und in welchem Umfang dem geltend gemachten Anspruch widersprochen wird.

Auch muss ein Hinweis auf den Vollstreckungsbescheid erfolgen und die sich daran anschließende mögliche Zwangsvollstreckung, sofern der Schuldner nicht rechtzeitig, das heißt innerhalb der Frist von 14 Tagen, Widerspruch einlegt.

Vollstreckungsbescheid

Erhebt der Patient innerhalb der Frist keinen Widerspruch, erkennt er also Ihre Forderungen an, können Sie einen Vollstreckungsbescheid beantragen und Ihre Forderungen durch den Gerichtsvollzieher eintreiben lassen. Es können z. B. Gegenstände, Konten oder Einkommen gepfändet werden. Sie müssen den Vollstreckungsbescheid in jedem Fall innerhalb von sechs Monaten nach Zustellung des Mahnbescheids beantragen, ansonsten verliert der Mahnbescheid seine Wirkung.

Widerspruch

Widerspricht der Schuldner jedoch dem Mahnbescheid insgesamt oder nur einer Teilforderung, werden Sie vom Amts­gericht aufgefordert, den fehlenden Gerichtskostenvorschuss, den das Gericht ausrechnet, einzuzahlen. Sobald die fehlenden Gerichtskosten von Ihnen bezahlt wurden, wird der Rechtsstreit an das zuständige Prozess­gericht abgegeben. Örtlich zuständig ist das Gericht, in dessen Bezirk der Schuldner wohnt. Vor dem Zivilgericht wird auch geprüft, ob die Forderungen inhaltlich berechtigt sind. Zuständig bei einem Gegenstandswert bis 5.000 € ist das Amtsgericht, darüber hinaus das Landgericht. Es ergeht in der Regel ein Urteil. 

Nebenforderungen

Neben der eigentlichen Hauptforderung, also Ihrer Rechnung, können Sie im Mahnverfahren auch noch weitere Kosten, die Ihnen entstanden sind, geltend machen. Unter Nebenforderung sind im Mahn­bescheid die Zinsen aufzuführen. Unter dem Begriff Kosten des Verfahrens können Sie die Gerichtskosten, welche Sie im Voraus zahlen mussten, geltend machen. Hierzu zählen „Auslagen des Antragstellers“ wie Portokosten, Kosten für Briefumschläge oder der Preis für die Vordrucke. Sie sehen, der Aufwand, einen Mahnbescheid selbst zu beantragen, kann sich lohnen. Weitere Informationen zum gerichtlichen Mahnverfahren, wie z. B. Zugang zu Hilfen und Dienstleistungen, finden Sie unter www.mahngerichte.de.

Klage einreichen 

Rechnen Sie aber aufgrund der bisherigen Umstände damit, dass der Patient Ihre Forderungen nicht anerkennen wird, sollten Sie sofort klagen und auf die Durchführung eines Mahnverfahrens verzichten.