Ein aktueller Überblick zu Sachbezügen für 2022

Definition

Sachbezüge sind sogenannte „geldwerte Vorteile,“ die aber nicht in Geld bestehen. Hierzu zählen beispielsweise Sachgeschenke (z. B. Blumen, Bücher etc.), aber auch Gutscheine zum Bezug von Waren.

Voraussetzung für die Steuer- und Sozial­versicherungsfreiheit von Sachbezügen ist, dass die monatliche Freigrenze von 50 € nicht überschritten wird. Hierbei ist zu beachten, dass alle gewährten Sachbezüge eines Monats zusammengerechnet werden. Bei einer steuerrechtlichen Freigrenze führt – im Gegensatz zu einem Freibetrag – ein auch nur geringfügiges Überschreiten der Grenze dazu, dass die Steuer- und Sozial­versicherungsfreiheit für Ihre Mitarbeiterin oder Ihren Mitarbeiter entfällt. Dies hat zur Folge, dass für die gesamte Zuwendung Lohnsteuer (zzgl. ggf. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer) und Sozialversicherung abgeführt werden müssen.

Unzulässige Sachbezüge

Nicht mehr zulässige Sachbezüge sind insbesondere zweckgebundene Geldleistungen, nachträgliche Kostenerstattung und auch die bisher bei Arbeitgeberinnen und Arbeitgebern so beliebten Geldkarten (die im unbaren Zahlungsverkehr verwendet werden können und/oder eine Auszahlungsfunktion haben).

Gutscheine

Weiterhin gibt es unverändert auch noch die Möglichkeit der Gewährung eines Gutscheins, der ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigt (s. Infokasten). Seit 1. Januar 2022 müssen Gutscheine jedoch zusätzlich auch noch die strengeren Voraussetzungen des Zahlungsdienstaufsichtsgesetzes (ZAG) erfüllen.

Weitere Voraussetzung für die Anwendung der Sachbezugsfreigrenze ist, dass die Mitarbeitenden den Gutschein zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erhalten. Eine Gehaltskürzung in Verbindung mit einer Sachbezugsgewährung ist insoweit steuerlich nicht zulässig.

Vorsicht

Wichtig zu wissen ist, dass auch weiterhin ein Guthaben auf solchen zulässigen Gutschein- und Sachbezugskarten (mit angeschlossenem Partnernetzwerk) angespart werden kann. Die damit im Zusammenhang stehenden Gebühren (Setup- und Auflade-Gebühren) sind unstrittig nicht in die monatliche Freigrenze von 50 € einzubeziehen. Wird die Ware jedoch – z. B. per Versand – in die Wohnung der Mitarbeitenden geliefert, so liegt darin ein zusätzlicher geldwerter Vorteil. Dies führt im Ergebnis dazu, dass die von der Arbeitgeberin bzw. dem Arbeitgeber zusätzlich übernommenen Versandkosten in die Berechnung des geldwerten Sachbezugs einzubeziehen sind.

Jahresverträge können problematisch sein

Die Zuwendung an Ihre Mitarbeitenden darf im Monat maximal 50 € (bis Ende 2021 nur 44 €) betragen, damit sie steuer- und sozialversicherungsfrei bleibt. Im Lohnsteuerrecht ist jedoch auch von Bedeutung, wann ein Lohnbestandteil bzw. geldwerter Vorteil tatsächlich zufließt. Für diese Frage kommt es darauf an, wann die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer gegenüber der Arbeitgeberin oder dem Arbeitgeber einen zeitlich fixierten Anspruch auf Vergütung hat. Diese Zuordnung kann bei Jahresverträgen problematisch werden, wie etwa bei einer Mitgliedschaft der Arztpraxis in einem Fitnessstudio. Nach einem Urteil des Niedersächsischen Finanzgerichts (Urteil vom 13.03.2018 – 14 K 204/16), kann die Freigrenze jedoch auch hier anwendbar sein.

Geschenke erhalten die Freundschaft

Wer als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber seinen Mitarbeitenden hin und wieder eine Freude machen möchte, hat auch hier eine konkrete Möglichkeit. Das Steuerrecht lässt es zu, dass aus besonderen persönlichen Gründen ein steuer- und sozialversicherungsfreies Sachgeschenk gemacht werden kann. Wie üblich hat der Gesetzgeber auch hier eine Freigrenze von 60 € pro Anlass festgelegt. Besondere Anlässe auf der Ebene der Arbeitnehmerinnen und -nehmer wurden nicht abschließend geregelt. Dies bedeutet, dass hier der Fantasie im Bereich der persönlichen Anlässe kaum Grenzen gesetzt werden. 

In der Praxis sind die folgenden Gelegen­heiten zu nennen:

Geburtstag, Namenstag, Hochzeitstag, Jubiläum und ähnliche im persönlichen oder beruflichen Bereich der Mitarbeiter liegenden Anlässe. Aber auch hier sind Fallstricke verankert. Der Gesetzgeber hat ausdrücklich geregelt, dass Geschenke im Rahmen eines Firmenjubiläums oder auch zu Weihnachten nicht unter diese Freigrenze fallen. Aber was machen wir mit kleinen Geschenken, die zu Weihnachten verteilt werden?

Die Lösung

Wenn eine Weihnachtsfeier als sogenannte „Betriebsveranstaltung“ gilt, können neben der Bewirtung und der Verköstigung auch Geschenke an die Mitarbeitenden gegeben werden. Doch auch hier hat der Gesetz­geber eine Grenze für die Steuerfreiheit (in Form eines Freibetrags) in Höhe von 110 € eingeführt. Der Gesamtbetrag inklusive Geschenken darf pro Arbeitnehmerin bzw. Arbeitnehmer insoweit nicht mehr als die genannten 110 € betragen, da ansonsten der übersteigende Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig wird. Voraussetzung für diese Betriebsveranstaltungen ist es jedoch, dass die tatsächlich durchgeführte Feier einen von den Mitarbeitenden erkennbaren eigenen Charakter hat.

Eine Feierlichkeit, deren Zweck nur der Geschenkeverteilung dient, wird als solche nicht anerkannt. Die in diesem Zusammenhang gewährten Sachbezüge und Aufmerksamkeiten fallen nicht unter den Freibetrag von 110 €. Es ist zulässig, dass Betriebsveranstaltungen maximal zweimal pro Jahr durchgeführt werden können und hierbei jeweils der Freibetrag von 110 € pro Mitarbeitendem zur Verfügung steht. Praxistipp: Auch eine virtuell durchgeführte Feier kann unter den genannten Voraussetzungen als Betriebsveranstaltung anerkannt werden.