Geschäftsunterlagen, die Sie jetzt entsorgen können

Jeder Praxisinhaber ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Welche Unterlagen Sie wie lange aufbewahren müssen und welche Sie seit 1. Januar dem Reißwolf übergeben können lesen Sie im Folgenden.

Die Pflicht zur Aufbewahrung von bestimmten Geschäftsunterlagen ergibt sich aus den § 257 HGB, § 147 AO. Zweck der steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht für den Arzt ist die lückenlose Dokumentation und der lückenlose Nachweis sämtlicher Geschäftsvorfälle im Rahmen der Buchführung.

Abhängig von der Unternehmensform und Branche ergeben sich auch Aufbewahrungspflichten aus anderen Rechtsgebieten, so z. B. aus der Umsatzsteuer nach §§ 14b, 22 UStG, der Einkommensteuer, der Körperschaftsteuer, dem Versicherungsrecht, dem Arbeits- und Sozialrecht sowie dem Umweltschutz. Die Vorschriften, die sich daraus ergeben, sind ebenfalls bei den Aufbewahrungsentscheidungen zu beachten.

Was ist aufzubewahren?

Die Buchführung des Arztes muss durch die Finanzbehörde auf ihre Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft werden können. Dazu sind neben den Jahresabschlüssen auch die zu ihrer Nachvollziehbarkeit notwendigen erforderlichen Unterlagen durch den Arzt oder dessen steuerlichen Berater aufzubewahren. Daraus resultierend beschränkt sich die Aufbewahrungszeit der Unterlagen nicht lediglich auf das aktuelle Geschäftsjahr, sondern auch auf vorangegangene Besteuerungszeiträume.

Das können Sie Jetzt EntsorgenFolgende Unterlagen, die bis zum 31.12.2013 erstellt wurden, können Sie jetzt dem Reißwolf übergeben:

  • Schriftwechsel und Geschäftsbriefe
  • Versicherungspolicen (nach Ablauf)
  • Finanzberichte
  • Betriebsprüfungsberichte
  • Jahresabschlusserklärungen
  • Angebote mit Auftragsfolge
  • Bankbürgschaften und
  • Darlehensunterlagen
  • Exportunterlagen
  • Lohnkonten
  • Mahnbescheide
  • Geschenknachweise
  • Kalkulationsunterlagen
  • Folgende Unterlagen, die bis zum 31.12.2009 erstellt wurden,
  • können Sie jetzt vernichten:
  • Jahresabschlüsse
  • Buchungsbelege, also z. B. Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Kassenzettel, Lieferscheine, Quittungen, Kontoauszüge, Jahres­bilanzen, Inventare, Kassen­berichte, Kredit- und Steuerunterlagen, Prozessakten

Auf­bewahrungsfristen

Zehn Jahre für:

  • Inventare
  • Eröffnungs­bilanzen
  • Jahresabschlüsse
  • Lageberichte
  • Arbeitsanweisungen
  • sonstige Organisationsunterlagen
  • Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Bankauszüge, Gehaltslisten, Kassenbücher, Bewertungsunterlagen, Lieferscheine, Quittungen etc.)

► § 257 Abs. 1 Nr. 1 und 4, Abs. 4 HGB bzw. §147 Abs. 1 Nr. 1 und 4; Abs. 3 AO

Steuerpflichtige, die ihren Gewinn durch Einnahmeüberschussrechnung ermitteln, haben die Aufbewahrungspflicht für folgende Unterlagen:

  • Aufzeichnungen (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO)
  • Buchungsbelege (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 AO)
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind (§ 147 Abs. 1 Nr. 5 AO)

Für die Fristen gilt ebenfalls § 147 Abs. 3 AO: 10 Jahre für die Aufzeichnungen nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO bzw. für Buchungsbelege nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO.
Für die restlichen Unterlagen gilt die Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Die Erleichterungen des § 147 Abs. 2 AO für die Aufbewahrung von Unterlagen auf Bild- oder sonstigen Datenträgern gelten ebenso.

Ab wann gelten die Fristen?

Die Aufbewahrungsfrist beginnt für den Arzt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem bei laufend geführten Aufzeichnungen die letzte Eintragung gemacht wurde, das heißt, wenn die letzten Buchungen erfolgten, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt wurde. Bei Geschäftsbriefen beginnt die Frist bereits mit dem Schluss des Jahres, in dem sie empfangen bzw. abgesandt worden sind. Für Buchungsbelege oder sonstige Unterlagen ist der Schluss des Kalenderjahres ihrer Entstehung maßgebend.

Beispiel: Fristberechnung

Wurden z.B. im Jahr 2009 die letzten Buchungen für das Jahr 2008 erstellt und der Jahresabschluss angefertigt, können ab dem 01.01.2020 sämtliche Unterlagen für das Jahr 2008 vernichtet werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres 2009, dauert zehn Jahre und endet mit Ablauf des Kalenderjahres 2019. Ab dem 01.01.2020 können die Unterlagen dann in den Reißwolf.

► Hinweis: Die Aufbewahrungsfrist endet nicht, wenn das Finanzamt bis zum 31.12.2019 schriftlich eine Außenprüfung ankündigt hat.

Dennis Janz, LL. M., Steuerberater,
zertifizierter Berater für Steuerstrafrecht (FernUniversität
Hagen) und Fachberater im ambulanten Gesundheitswesen (IHK),
ist Partner der Radloff | Ploch & Partner mbB, Im Defdahl 10 a, 44141 Dortmund.

Der Autor Dennis Janz und Dr. Thilo Schnelle veröffentlichen über den Erich-Schmidt Verlag ein Buch zum Themenkomplex: "Gründung, Veräußerung und Erwerb von Arzt- und Zahnarztpraxen – Steuerrechtliche Grundlagen und Fallstricke"

ISBN: 978-3-503-18804-8.