Buchführung für den Arzt – oder für das Finanzamt?

Fast immer wird die Buchführung des niedergelassenen Arztes als lästiges Übel empfunden. Der Grund dafür ist hauptsächlich in den oft unverständlichen Zusammenstellungen zu suchen, die noch immer in neun von zehn Fällen dem Arzt als sog. betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) vorgelegt werden. Wen wundert es, wenn der Sinn und Zweck der Buchführung dabei gänzlich missverstanden wird? Wenn der Praxisinhaber die Zahlen nicht verstehen kann, geht er doch zumindest davon aus, dass er gegenüber dem Finanzamt seine Pflicht erfüllt, und das scheint für viele die Hauptsache zu sein. Wie falsch dieses Denken ist, wird so manchem Arzt deutlich, wenn ihm aufgezeigt wird, welche Informationen er aus einer übersichtlichen, verständlichen und zeitnahen Buchführungs-Auswertung erhalten kann und wie wichtig diese Informationen für eine wirtschaftliche Praxisführung sind.

Jeder niedergelassene Arzt lässt eine Buchführung erstellen und erhält meistens auch betriebswirtschaftliche Auswertungen. In den seltensten Fällen sind diese aber so verständlich, dass eine Interpretation der Zahlen möglich ist. Der Normalfall ist leider schlicht eine unverständliche Zusammenstellung von Zahlen, die selbst für den kaufmännisch versiertesten Arzt mehr Rätsel aufgibt als Schlüsse zulässt. Auch sind die Daten meist nicht mehr aktuell, wenn sie dann überhaupt vierteljährlich den Arzt erreichen. Kein Wunder also, wenn die Auswertungen ungesehen in der Ablage landen. 

Wie aber soll der Arzt rechtzeitig auf die Kostenbremse treten können oder ausreichend Rücklagen für Steuerzahlungen bilden, wenn ihm die notwendigen Informationen nicht oder nicht rechtzeitig bekannt sind? Natürlich muss die Buchführung alle steuerrechtlichen Vorschriften erfüllen. Darüber hinaus ist es aber noch wichtiger, dass der Arzt die wesentlichen Kennzahlen seiner Praxis aus der Buchführungsauswertung in verständlicher Form aufgezeigt bekommt. Und das so zeitnah wie möglich, damit ein rechtzeitiges Reagieren ermöglicht wird. Auch müssen beim Arzt zwingend die Kennzahlen aus dem Privatbereich (Tilgung, Steuern, Versorgungswerk, Krankenversicherung und alle anderen Fixkosten) aufgezeigt werden, um sich ein Bild über die Liquidität verschaffen zu können. Denn: Rentabilität ist nicht mit Liquidität gleichzusetzen! Die Liquidität ist aber letztlich entscheidend, denn sie muss langfristig gesichert sein.

Anforderungen an die Auswertung

Wie diese Anforderungen gleichsam erfüllt werden können, soll anhand einer beispielhaften Buchführungsauswertung verdeutlicht werden. Das Muster einer finanzwirtschaftlichen Auswertung (s. Tab. 1) enthält alle Informationen, die der Praxis­inhaber zur laufenden Beurteilung seiner wirtschaftlichen Situation – sowohl im Praxis- als auch im Privatbereich – benötigt. Die Auswertung ist unterteilt in zwei Bereiche. Der obere Teil enthält die steuerliche Rechnung, also die Ermittlung des Gewinns bzw. des Verlustes. Da die Buchführungsunterlagen monatlich ausgewertet werden sollten, kann der Arzt jeweils aktuelle Informationen über seine Einnahmen und Ausgaben in der Praxis und damit über seine wirtschaftliche Lage erhalten. Der untere Teil der Auswertung enthält die Geldverwendungs-Rechnung. Mit der Beantwortung der Frage: „Wo ist das Geld geblieben?“ gibt sie Aufschluss über die tatsächliche finanzielle Situation des Arztes und über die Liquidität. 

Finanzwirtschaftliche Auswertung

1

Steuerliche Rechnung

Wie entsteht der Gewinn oder Verlust?

Juni

Monatswerte

Januar bis Juni

Aufgelaufene Werte

Veränderung

gegenüber
dem Vorjahr

Kostenstruktur in %

Fach­gruppen­vergleich

2021

Vorjahr

2021

Vorjahr

EUR

%

2021

Vorjahr

2019

1

2

3

KV­-Zahlungen

+ Sonstige Honorare

+ Sonstige Einnahmen

23.178 €

580 €

29 €

20.892 €

2.234 €

1.312 €

162.572 €

6.681 €

3.077 €

139.982 €

8.420 €

4.027 €

22.590 €

-­1.739 €

-­950 €

16,1 %

-­20,7 %

-­23,6 %

94,3 %

3,9 %

1,8 %

91,8 %

5,5 %

2,6 %

86,4 %

10,1 %

3,5 %

4

Summe Praxiseinnahmen

23.787 €

24.438 €

172.330 €

152.429 €

19.901 €

13,1 %

100,0 %

100,0 %

100,0 %

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

- Personalkosten

- Raumkosten

- Praxis- und Laborbedarf

- Finanzierungskosten

- Geräte-/Einrichtungskosten

- Fahrzeugkosten

- Versicherungen/Beiträge/KV-Verwaltung

- Porto/Telefon/Büromaterial

- Fortbildungs­-/Reisekosten/Fachliteratur

- Sonstige Kosten

- Neuanschaffungen bis 800­ € zzgl. MwSt

- Abschreibungen

6.810 €

2.082 €

353 €

910 €

664 €

427 €

96 €

143 €

0 €

350 €

0 €

1.450 €

6.196 €

2.137 €

387 €

1.145 €

464 €

569 €

8 €

85 €

0 €

350 €

0 €

1.370 €

41.245 €

11.578 €

2.898 €

2.031 €

4.876 €

3.966 €

6.847 €

1.717 €

670 €

3.620 €

380 €

8.700 €

37.961 €

12.710 €

2.385 €

2.257 €

3.012 €

4.008 €

7.403 €

1.602 €

544 €

4.727 €

0 €

8.220 €

3.284 €

­-1.133 €

513 €

-­226 €

1.864 €

-­41 €

-­557 €

115 €

125 €

­-1.107 €

380 €

480 €

8,6 %

-­8,9 %

21,5 %

-­10,0 %

61,9 %

-­1,0 %

-­7,5 %

7,2 %

23,1 %

-­23,4 %

***

5,8 %

23,9 %

6,7 %

1,7 %

1,2 %

2,8 %

2,3 %

4,0 %

1,0 %

0,4 %

2,1 %

0,2 %

5,0 %

24,9 %

8,3 %

1,6 %

1,5 %

2,0 %

2,6 %

4,9 %

1,1 %

0,4 %

3,1 %

0,0 %

5,4 %

23,3 %

5,0 %

1,8 %

0,3 %

1,9 %

2,1 %

3,5 %

0,9 %

0,4 %

2,4 %

0,2 %

2,7 %

17

Summe Praxisausgaben

13.284 €

12.710 €

88.527 €

84.828 €

3.699 €

4,4 %

51,4 %

55,7 %

44,4 %

18

Vorläufiger Gewinn/Verlust

10.502 €

11.728 €

83.803 €

67.601 €

16.202 €

24,0 %

48,6 %

44,3 %

55,6 %

Tab. 1: Muster einer finanzwirtschaftlichen Auswertung

2

Geldverwendungs-
Rechnung

Wo ist das Geld geblieben?

Juni

Monatswerte

Januar bis Juni

Aufgelaufene Werte

Veränderung

gegenüber
dem Vorjahr

Kostenstruktur in %

2021

Vorjahr

2021

Vorjahr

EUR

%

2021

Vorjahr

19

20

21

22

23

Vorläufiger Gewinn/Verlust

+ Abschreibungen

- Neuanschaffungen

+ Zufluß von Praxisdarlehen/

- Tilgung Praxisdarlehen

10.502 €

1.450 €

0 €

0 €

1.125 €

11.728 €

1.370 €

0 €

0 €

978 €

83.803 €

8.700 €

4.981 €

0 €

6.750 €

67.601 €

8.220 €

789 €

0 €

5.870 €

16.202 €

480 €

4.192 €

0 €

880 €

24,0 %

5,8 %

531,3 %

0,0 %

15,0 %

48,6 %

5,0 %

2,9 %

0,0 %

3,9 %

44,3 %

5,4 %

0,5 %

0,0 %

3,9 %

24

Verfügbares Geld aus der Praxis

10.827 €

12.120 €

80.772 €

69.162 €

11.610 €

16,8 %

46,9 %

45,4 %

25

26

27

28

29

- Sonderausgaben/Priv. Vers.

- Privates Wohnen

- Private Steuern

- Geldanlagen/Rücklagen/Immob.

- Private Lebensführung

4.098 €

1.576 €

1.763 €­

-12.610 €

3.671 €

3.226 €

1.217 €

9.279 €

­-11.898 €

3.345 €

27.547 €

9.454 €

28.272 €

2.650 €

27.433 €

16.860 €

7.301 €

13.558 €

3.147 €

20.369 €

10.687 €

2.153 €

14.714 €

-­497 €

7.064 €

63,4 %

29,5 %

108,5 %

-­15,8 %

34,7 %

16,0 %

5,5 %

16,4 %

1,5 %

15,9 %

11,1 %

4,8 %

8,9 %

2,1 %

13,4 %

30

Summe Privatausgaben

8.498 €

5.169 €

95.355 €

61.234 €

34.121 €

55,7 %

55,3 %

40,2 %

31

Entwicklung der Bank-
und Kassen­bestände

2.329 €

6.950 €

­-14.583 €

7.927 €

-­22.511 €

***

­8,5 %

5,2 %

 

Steuerliche Rechnung 

In unserem Beispiel hat Dr. Heilmann seine Zahlen für den Monat Juni 2021 bereits vorliegen. Die Steuerliche Rechnung (oberer Teil der Auswertung) zeigt die Zusammenstellung der Praxiseinnahmen und der Praxisausgaben nach den steuerlichen Vorschriften. Die Praxiseinnahmen setzen sich zusammen aus den KV-Abrechnungen, den Privatabrechnungen, sowie den sonstigen Einnahmen wie bspw. Gutachten und betragen bei Dr. Heilmann im Monat Juni 23.787 €. Gleichzeitig kann er in der nächsten Spalte der Auswertung erkennen, welche Einnahmen er bisher insgesamt in diesem Jahr erzielt hat und kann beide Werte mit den Einnahmen vergleichen, die er im Vorjahr im gleichen Zeitraum erzielt hat. Insgesamt hat er in den ersten sechs Monaten diesen Jahres 19.901 € mehr eingenommen als im letzten Jahr. 

Die Praxisausgaben werden in einzelne Kostenarten unterteilt, damit die Kostenentwicklung in den einzelnen Bereichen beobachtet und entsprechend gesteuert werden kann. Dr. Heilmann hat bspw. für sein Personal von Januar bis Juni 3.284 € mehr ausgegeben als im letzten Jahr. Dass dies aber kein Grund zur Sorge ist, kann er an der letzten Spalte der Auswertung erkennen, in der die prozentuale Aufteilung der Praxiseinnahmen ausgewiesen ist. Während er im letzten Jahr 24,9 % seiner Einnahmen für Personalkosten aufgewendet hat, sind es aktuell in diesem Jahr 23,9 %, also 1 % weniger. Weil seine Einnahmen gleichzeitig um 13,1 % gestiegen sind, hat sich das Verhältnis der Personalkosten zu den Gesamteinnahmen sogar noch verbessert. Insgesamt sind die Praxisausgaben von Dr. Heilmann in den sechs Monaten des Jahres zwar um 3.699 € gestiegen, weil die Einnahmen aber gleichzeitig um 19.901 € gestiegen sind, liegt sein steuerlicher Gewinn bereits um 16.202 € höher als im letzten Jahr zur gleichen Zeit – ein erfreuliches Ergebnis! 

Steuerrücklagen

Allerdings weiß Dr. Heilmann auch, dass er dieses Geld nicht einfach ausgeben darf. Bereits an dieser Stelle kann er sich ein Bild darüber machen, was an Steuerzahlungen auf ihn zukommt. Ohne großen rechnerischen Aufwand kann er das steuerliche Jahresergebnis aus dem Gewinn des ersten Halbjahres hochrechnen, auch wenn ihm bewusst ist, dass die beiden KV-Restzahlungen im Juli und Oktober das Ergebnis noch deutlich verändern können. Für eine Einschätzung nach aktuellem Stand verdoppelt er die bisherigen Zahlen und kommt damit auf einen voraussichtlichen Gewinn von rund 168.000 € für das Jahr 2021. Dr. Heilmann ist nicht verheiratet und hat erfahren, dass er rund 23.700 € an Sonderausgaben und Freibeträgen rein rechnerisch vom Gewinn abziehen kann, um sein zu versteuerndes Einkommen zu ermitteln.

Ein Blick in den Einkommensteuerrechner im Internet reicht nun aus, um zu erkennen, dass er für das Jahr 2021 etwa 54.100 € Steuern zahlen muss. Er zieht seine vierteljährlichen Vorauszahlungen von derzeit 9.450 € ab und weiß, dass er mit einer Steuernachzahlung von etwa 16.300 € rechnen muss. Ihm ist klar, dass er das Geld erst frühestens in einem Jahr an das Finanzamt zahlen muss, allerdings ist ihm wohler bei dem Gedanken, bereits jetzt schon zu wissen, wieviel Geld er bis dahin zurücklegen muss. Es gibt schließlich kaum etwas Schlimmeres, als von einer hohen Steuernachzahlung böse überrascht zu werden, vor allem dann, wenn das Geld gerade nicht da ist. So aber kann Dr. Heilmann jetzt schon beginnen, Geld für die Steuern beiseitezulegen. Die Zeit braucht er auch, denn er muss schließlich mit dem aus der Praxis erwirtschafteten Geld auch noch seine gesamten Ausgaben im privaten Bereich bezahlen und möchte schließlich wissen, wieviel er noch für sich und seine Hobbys ausgeben kann. Um sich hier einen Überblick zu verschaffen, bedient sich Dr. Heilmann der Informationen, die er der Geldverwendungs-Rechnung entnehmen kann, wie sie im unteren Teil der finanzwirtschaftlichen Auswertung dargestellt ist (s. Tab. 1). 

Geldverwendungs-Rechnung

Ausgangsgröße für die Geldverwendungs- oder Liquiditäts-Rechnung ist der in der steuerlichen Rechnung ausgewiesene Gewinn aus der Praxis. Dieser Betrag muss korrigiert werden um die Abschreibung, die zwar in der steuerlichen Berechnung als gewinnmindernde Praxisausgabe berücksichtigt wird, der aber kein Geldfluss bzw. Zahlungsvorgang gegenübersteht. Das heißt, eine Anschaffung, die im Jahr 2021 getätigt und bezahlt wurde, kann nicht im gleichen Jahr in voller Höhe steuermindernd als Praxisausgabe geltend gemacht werden, soweit die Investition höher als 800 € zuzüglich Mehrwertsteuer ist. Diese Ausgabe muss – auf die voraussichtliche Nutzungsdauer der Investition verteilt – geltend gemacht werden. Die Verteilung der Investitionskosten wird als Abschreibung oder als Absetzung für Abnutzung (AfA) bezeichnet. 

Verfügbares Geld aus der Praxis

Um die Geldmenge ermitteln zu können, die tatsächlich für die Privatausgaben zur Verfügung steht, müssen außerdem die Neuanschaffungen für die Praxis und etwaige Tilgungen für die Praxisdarlehen abgezogen werden. Daraus ergibt sich das verfügbare Geld aus der Praxis, von dem nun alle „zwangsweise“ anfallenden Privat­ausgaben wie Ärzteversorgung, Versicherungen, Steuern, aber auch die Ausgaben für die Miete, Hauskosten, usw. bezahlt werden müssen. Schließlich wird auch noch Geld für die private Lebensführung, also für Haushalt, Kleidung, Hobbys, Urlaub etc. benötigt. Dieser Betrag allerdings sollte sich in der Höhe an dem orientieren, was „unter dem Strich“ übrig bleibt. 

Dr. Heilmann kann in der letzten Zeile seiner Buchführungsauswertung ablesen, dass er im Juni 2.329 € weniger Geld ausgegeben hat, als er eingenommen hat. Für den laufenden Monat ist das ein gutes Ergebnis, allerdings ist seine Freude getrübt, wenn er das Ergebnis der letzten sechs Monate insgesamt betrachtet. Ein Defizit von 14.583 €, also deutlich mehr Geld ausgegeben als zur Verfügung stand. Das ist ein schlechteres Ergebnis als im letzten Jahr – und das, obwohl sein steuerlicher Gewinn aus der Praxis in diesem Jahr doch weit höher ist als im gleichen Zeitraum des vergangenen Jahres! 
 

Höherer Gewinn – weniger Geld?

Ein ausgewiesenes Defizit bei der Entwicklung der Kassen- und Bankbestände muss im Normalfall ein erstes Alarmsignal sein. Denn auf Dauer ist es bekanntlich nicht möglich, mehr Geld auszugeben, als einzunehmen, und das finanzielle Fiasko ist vorprogrammiert, wenn der Praxisinhaber hier nicht entsprechend reagiert und der erkennbaren Fehlentwicklung entgegensteuert. 

Bei Dr. Heilmann stellt sich die Situation allerdings nicht so bedrohlich dar, weil in der Buchführungsauswertung erkennbar ist, dass er in diesem Jahr bereits einen hohen Betrag für die Einkommensteuer zahlen musste. Dahinter verbirgt sich eine Steuernachzahlung aus dem letzten Jahr, die in diesem Jahr fällig wurde. Abgesehen davon, dass Dr. Heilmann schon im vergangenen Jahr hätte Rücklagen für Steuernachzahlungen bilden sollen, handelte es sich um eine einmalige, außergewöhnliche Zahlung, die zumindest einen großen Teil des Defizits bei der Veränderung der Geldbestände erklärt. Dr. Heilmann hat aus diesem Malheur gelernt, immerhin hat er sich aus den Zahlen der ihm aktuell vorliegenden Juni-Auswertung bereits hinsichtlich seiner zukünftigen Steuerzahlung informiert und ist entsprechend vor ähnlich bösen Überraschungen gefeit. 

Aber mit der Steuernachzahlung ist das Defizit noch nicht gänzlich erklärt, es müssen noch weitere Ausgabe­positionen gegenüber dem letzten Jahr angestiegen sein, sonst könnte das Ergebnis nicht so stark abweichen. In Zeile 21 der Buchführungsauswertung (s. Tab. 1) sieht er, dass er 4.981 € für Neuanschaffungen ausgegeben hat. Ihm fällt ein, dass er Anfang des Jahres einen neuen Laptop und einen Kopierer gekauft hat. In der steuerlichen Rechnung findet er diesen Betrag so nicht (er verbirgt sich in einem Bruchteil unter der Position Abschreibung), dafür aber bei der Geldverwendungs-Rechnung. Das ist einleuchtend, weil das Geld ja auch in diesem Jahr bezahlt wurde. 
Außerdem stellt Dr. Heilmann fest, dass er im Bereich „Sonderausgaben/Private Versicherungen“ im Laufe der letzten sechs Monate 10.687 € mehr ausgegeben hat als im gleichen Zeitraum des letzten Jahres. 

Nun reicht das Übersichtsblatt der Buchführungs-Auswertung nicht mehr aus. Dr. Heilmann schaut deshalb im jeweils monatlich beigefügten Einzelkonten-Nachweis unter der entsprechenden Rubrik nach (s. Tab. 2) und erinnert sich, dass er Anfang des Jahres eine zusätzliche Zahlung an das Versorgungswerk geleistet hat, weil Geld auf dem Konto übrig war und er der Meinung war, mehr für die Altersvorsorge tun zu müssen. Der Gedanke war grundsätzlich richtig, allerdings müssen sich auch zusätzliche Vorsorgeaufwendungen an dem verfügbaren Geld aus der Praxis orientieren. Mit dem jetzigen Wissen, dass auch noch höhere Steuerrücklagen gebildet werden müssen, war die Zusatzzahlung doch recht hoch und könnte dazu führen, dass er sich in den nächsten Monaten im Privatbereich etwas einschränken muss. 

Tab. 2: Muster Einzelkonten-Nachweis (Angaben in €)

Aufstellung der Einzelkonten

Januar bis Juni 2021

Konto

Bezeichnung

Juni

Januar bis Juni

Abweichung

2021

Vorjahr

2021

Vorjahr

EUR

Sonderausgaben/Private Versicherungen

     

1820 10

Lebensversicherungen

1.918,87

1.105,61

3.752,52

3.529,66

222,86

1820 20

Krankenversicherungen

620,93

599,75

3.725,58

3.598,50

127,08

1820 30

Ärzteversorgungswerk

1.533,40

1.496,20

19.200,40

8.977,20

10.223,20

1820 40

Unfallversicherungen

0,00

0,00

148,93

144,41

4,52

1820 90

Sonstige Versicherungen

0,00

0,00

75,50

0,00

75,50

1840 00

Spenden

25,00

25,00

50,00

110,00

-60,00

1841 10

Steuerberatungskosten (priv.)

0,00

0,00

593,60

499,78

93,82

Summe

4.098,20

3.226,56

27.546,53

16.859,55

10.686,98

 

Rentabilität ist nicht gleich Liquidität 

Dr. Heilmann weiß nun, warum sich seine Bank- und Kassenbestände verschlechtert haben und denkt darüber nach, dass er sein Ausgabeverhalten entsprechend anpassen muss. Er hat aber auch bemerkt, dass er sich die meisten Gedanken um die Ausgabe­positionen gemacht hat, die nicht im reinen Praxisbereich liegen. Die Kostenstruktur seiner Praxis ist in Ordnung, der Gewinn aus der Praxis auch, darum muss er sich im Augenblick nicht so sehr kümmern. Was er aber von dem Geld aus der Praxis wofür ausgegeben hat und was letztendlich übrig bleibt, darüber grübelt er schon eher. Dabei muss er an die Mehrzahl seiner Kollegen denken, die sich noch immer mit unverständ­lichem Zahlenwirrwarr zufriedengeben und bestenfalls den steuerlichen Gewinn aus der Praxis kennen, und diesen noch nicht einmal aktuell. Ihm allerdings ist nun klar geworden, dass die rein auf der steuerlichen Rechnung basierenden Zahlen allein weitaus weniger aussagekräftig und für ihn derzeit auch weniger wichtig sind als die Zahlen der Liquiditäts-Rechnung. Denn wirtschaftliche Schieflagen von Arztpraxen haben in den seltensten Fällen rein steuerliche Ursachen. 

Christiane Krefeld
Geschäftsführerin 
nilaplan Hannover • Magdeburg
Unternehmens­beratung für Heilberufe GmbH
05130 377057
www.nilaplan-hannover.de 

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