Darauf kommt es beim Vergleich und der Auswahl einer privatärztlichen Abrechnungsstelle an

Gewiss haben beide Wege Vor- und Nachteile. Diese wollen wir nun näher beleuchten.

Interne Abrechnung 

Die interne Abrechnung von Privatleistungen (für Privatpatientinnen und -patienten oder Selbstzahler) bindet zunächst einmal viele Ressourcen. Denn nicht nur die Abrechnung selbst, sondern auch das regelmäßige Nachhalten von Geldeingängen, der Versand von Zahlungserinnerungen und Mahnungen und ggf. ein Inkasso fallen an. Die für diese Tätigkeiten aufgewendete Zeit fehlt unweigerlich an anderen Stellen im Praxisbetrieb.

Auch das Thema „Weiterbildung“ muss angesichts regelmäßiger gebührenrechtlicher Veränderungen und Entscheidungen zu den einschlägigen Gebührenordnungen Berücksichtigung finden. Denn um dauerhaft eine korrekte Privatabrechnung vornehmen zu können und stets am Puls der Zeit zu bleiben, muss das interne Abrechnungspersonal, ebenso wie das Personal von Abrechnungsstellen permanent weitergebildet werden.

Dennoch bietet die interne Honorarabrechnung der Praxis auch Vorteile wie die Möglichkeit, die Patientinnen und Patienten aus einer Hand zu betreuen. Weitere Fragestellungen für die Entscheidung interner vs. externer Abrechnung sind die zu schaffenden Möglichkeiten einer urlaubs- oder krankheitsbedingten Vertretung.

Externe Abrechnung 

Marktstimmen zufolge haben sich die Verantwortlichen von mehr als der Hälfte der Arztpraxen für eine externe Abrechnung durch eine Abrechnungsstelle entschieden. Die Gründe dafür sind mannigfaltig.

Zum einen mache ich mich als Ärztin bzw. Arzt unabhängig von potenziellen Ausfällen durch Urlaub, Krankheit oder Schwangerschaft. Andererseits übernimmt ein Abrechnungsdienstleister regelmäßig Schulungen und Fortbildungen seines Personals, ohne dass dadurch in der Praxis Ausfallzeiten und Zusatzkosten entstehen.
Das Abrechnungszentrum übernimmt das Forderungsmanagement inklusive Mahnwesen und – wenn nötig – das Inkasso. Bei Bedarf lassen sich auch Tarife mit Honorarausfallschutz (Factoring) abschließen, die dadurch jedoch auch kostenintensiver sind. Darüber hinaus gibt es Abrechnungsstellen, die weitergehende Dienstleistungen für die eigenen Patientinnen und Patienten anbieten, wie beispielsweise Teilzahlungen oder verlängerte Zahlungsfristen.

Gegenüberstellung der Vor- und Nachteile

Welche Variante der Abrechnung nun die passendere für die eigene Praxis ist, lässt sich nicht pauschal beantworten. Vielmehr unterliegt diese Frage individuellen Gegebenheiten und ist letztlich eine subjektive Entscheidung. Daher haben wir zur Abwägung die Vor- und Nachteile der internen und externen Abrechnung für Sie zusammengestellt (s. Tab. 1 und 2). Bei den aufgeführten Vor- und Nachteilen der externen Abrechnung können die Leistungen wahlweise von einem kleinen Abrechnungsbüro bis hin zu einer großen Abrechnungsstelle durchgeführt werden.

Letztlich bleibt es eine sehr individuelle Entscheidung, ob die Privatabrechnung intern oder extern durchgeführt wird. Bei der Entscheidung spielen auch Kriterien wie die Praxisgröße, die Fachrichtung und der Privatanteil eine wesentliche Rolle. Nicht zuletzt ist für viele Medizinerinnen und Mediziner das Preis-/Leistungsverhältnis ein wesentliches Entscheidungskriterium.

► Einen umfangreichen Vergleich mit Praxis­beispielen finden Sie im zweiten Teil dieser Serie.

Abrechnungsleistungen im Vergleich, was benötige ich überhaupt?

Sofern Sie sich für die Auslagerung der Privatabrechnung entscheiden, stellt sich die Frage, welche Abrechnungsleistung Sie konkret beauftragen möchten. Grob lassen sich die Marktangebote in drei wesentliche Bereiche einteilen.

Welche Abrechnungsdienstleistungen gibt es?

• Honorarabrechnung
• Vorfinanzierung
• Factoring

Die Unterschiede machen sich sowohl im Grad der Dienstleistung als auch in der Frage des Ausfallrisikos und nicht zuletzt in den Konditionen bemerkbar. Daher erläutern wir die unterschiedlichen Abrechnungsformen im Detail:

Honorarabrechnung

Bei der reinen Honorarabrechnung übernimmt der Abrechnungsdienstleister die Privatliquidation. Rechnungen werden erstellt, verschickt und die Honorare von den Patientinnen und Patienten eingefordert. Die Auszahlung der Patientenzahlungen findet erst nach Geldeingang beim Dienstleister statt, üblicherweise ein- bis zweimal im Monat.

Vorfinanzierung

Die Vorfinanzierung bedeutet, dass neben der zuvor erwähnten Honorarabrechnung auch die Honorare bereits vorab (demnach bevor die Patientin bzw. der Patient die Rechnung beglichen hat) an die Arztpraxis ausbezahlt werden. Der Zeitpunkt der Auszahlung wird vertraglich fixiert, üblich sind hier Zeitspannen von 7, 15 oder 30 Tagen. In der Arztpraxis entsteht durch die finanzielle Vorleistung der Abrechnungsstelle ein Liquiditätsvorteil. Sofern zu einem späteren Zeitpunkt Zahlungsausfälle entstehen sollten, werden diese der Praxis in Abzug gebracht. Daher wird bei der Vorfinanzierung auch von „unechtem Factoring“ gesprochen.

Factoring

Beim Factoring (auch „echtes Factoring“) wird die potenzielle Zahlungsausfall-­Lücke geschlossen. Die Arztpraxis lagert die Privat­liquidation aus, und erhält ebenso die Liquidität vorab. Hinzu kommt der Umstand, dass die Abrechnungsstelle das sogenannte Delkredererisiko auffängt und somit eventuelle Zahlungsausfälle nicht zu Lasten der Praxis gehen.

Welche Abrechnungsleistung passt zu meiner Praxis?

Welche Abrechnungsleistung für Sie die richtige ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Für Praxen mit einem sehr geringen Anteil an Privatleistungen und einem niedrigen Rechnungsdurchschnitt ist häufig eine Honorarabrechnung ausreichend.

Mit steigendem Abrechnungsvolumen steigt auch von Seiten der Ärztinnen und Ärzte die Nachfrage danach, das erwirtschaftete Honorar zeitig auf dem eigenen Konto zu verbuchen. Hier wäre eine Vorfinanzierung geeignet, wobei die Konditionen steigen, je früher das Geld an die Ärztin bzw. den Arzt ausbezahlt werden soll.
Bleiben Sie im Falle eines Zahlungsausfalls neben der eigenen geleisteten Zeit auch auf Fremdkosten sitzen, kann ein Factoring sinnvoll sein. Nicht zuletzt ist dies die übliche Abrechnungsleistung im zahnärztlichen Bereich.

► Erfahren Sie im zweiten Teil dieser Beitragsserie in der kommenden Ausgabe, worauf es bei der Auswahl eines externen Abrechnungsdienstleisters ankommt, wie Sie eine passende Abrechnungsstelle ausfindig machen und wie Sie einen umfangreichen Marktvergleich von Kosten und Leistungen verschiedener Anbieter durchführen können.