Verantwortungsbereiche bei Bauvorhaben in der Praxis festlegen

Besonders in Gemeinschaftspraxen, in denen mehrere Praxisinhaber gleichberechtigt sind, ist es sinnvoll bei Umbau oder Neubau der Praxis vorab die Verantwortlichkeiten im Team zu klären. Machen Sie sich gemeinsam klar, welche Arbeit, Zeit und Verantwortung jeder Einzelne in die Bauaufgabe einbringen kann. Die Menge der fremden Themen, die regelmäßig nötigen Abstimmungen und Unwägbarkeiten am Bau bringen auch stresserfahrene Teams oft an ihre Grenzen. In welchen Bereichen eine Aufteilung von Verantwortlichkeiten sinnvoll ist, lesen Sie im Folgenden.

Abb. 1: Individuell angepasste Farbvarianten im Arztzimmer Foto: Innenart

Im Vorfeld der Suche nach einem geeigneten Mietobjekt oder während der ersten Umbauideen sollte überlegt werden, ob die Verantwortlichkeiten im Praxisinhaberteam aufgeteilt werden können. Folgende größere Bereiche sind auch bei einem Ausbau durch den Vermieter oder bei Begleitung durch einen Fachmann im Team zu verteilen:

Mietraumsuche und Vertragsabschluss
Kostenübersicht, Kostenverfolgung
Gestaltungsverantwortung, Optimierung der Arbeitsabläufe, Orientierung
Umsetzung einer sog. Corporate Identity (ggf. gleichzeitige Überarbeitung des Außenauftritts)
Verantwortung für fristgerechte und richtlinienkonforme Ausführung, Bauüberwachung

Für diese Punkte empfiehlt es sich jeweils einen Verantwortlichen aus dem Team der Praxisinhaber zu bestimmen. Die Grundlage für die Raumordnung, wie die Menge der Arzt- und Nebenzimmer, der Wartebereiche und die sinnvolle Gestaltung der Arbeitsabläufe, sollte vorab im Team festgelegt werden. Das Briefing eines Fachmanns und die weitere Abstimmung zu den Gestaltungsfragen sollte schließlich nur von einem Verantwortlichen übernommen werden.

Kosten

Die Kostenverantwortung, wie die Freigabe der Angebote und Aufträge sowie entsprechende Zahlungen, kann in einer Hand liegen. Für den zweiten großen Bereich, die Begleitung der inhaltlichen Bauaufgabe, findet sich eventuell ein Praxisinhaber, der vor Bauthemen nicht zurückschreckt und die Veränderung gerne begleiten möchte.

Berichterstattung

Je früher die Verantwortlichkeiten klar definiert sind, desto zeitsparender kann vorgegangen werden. Wichtig ist vorab festzulegen, wie oft und in welchem Umfang im Team Bericht erstattet und abgestimmt werden soll. Hier sollte sich keiner ausgeschlossen und uninformiert fühlen. Hingegen führt eine Abstimmung in großer Runde zu jedem Detail in der Regel zu keiner Entscheidung und kostet nur Zeit.

Mitarbeiterfeedback

Weiterhin ist zu überlegen, ob das Team der MFA zu ihren Wünschen und Vorschlägen befragt werden soll, oder ob eine Einbindung der Praxismitarbeiter aufgrund verschiedener gegensätzlicher Vorstellungen, die dann auch befriedigt werden wollen, kontraproduktiv wäre.

Zeitmanagement

Insbesondere bei größeren Bauvorhaben – als Neubau oder großer Umbau – ist es essenziell, dass die Bauherreninteressen in wöchentlich oder zweiwöchentlich stattfindenden Baubesprechungen vertreten werden. Fehlt es dem Praxisinhaber an Zeit, kann auch ein Innenarchitekt die Vertretung der Interessen übernehmen. Der für den Ausbau verantwortliche Arzt sollte dann in sinnvollen Zeitabständen informiert werden. Protokolle der Baubesprechungen sind z. B. hilfreich, um Missverständnisse – auch mit anderen am Bau Beteiligten – effektiv zu vermeiden.

Gesamtkonsens schaffen

Der Infokasten listet die Themen auf, die bei Bauvorhaben in der Praxis besondere Beachtung finden sollten. Wenn geklärt ist, ob diese Aufgaben von den Inhabern übernommen werden sollen, können alle Bereiche verantwortlich verteilt werden. Wenn ein Innenarchitekt eingeschaltet werden soll, können diese Positionen komplett oder in Teilen übernommen und in regelmäßigen Abständen mit dem „Bauteam“ abgestimmt werden. Nur die großen Präsentationen wie Vorentwurf, Entwurf und ggf. Detaillierung der Möbel sollten mindestens einmal dem ganzen Team vorgestellt werden, um einen Gesamtkonsens zu gewährleisten. Dabei kann eine individuelle Gestaltung der einzelnen Arztzimmer erfolgen, wenn die Möblierung, die auf die Arbeitsabläufe abgestimmt ist, beibehalten wird (s. Abb. 1).

Planung und Kontrolle

Oft kommt es vor, dass der Ausbau vom Vermieter übernommen und durchgeführt wird. In diesem Fall sollte geprüft werden, dass die Planung auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt ist. Wenn z.B. für eine spätere Nachrüstung von Klimageräten Vorkehrungen getroffen werden sollen, muss dies frühzeitig geplant und kontrolliert werden. Eine im Detail angepasste Möblierung, z.B. Arbeitstische oder ein Empfang mit versteckten, ordentlichen Kabelkanälen, erfordert eine genaue Planung, Abstimmung sowie Prüfung der Elektroplanung und der Schreinerdetails.

Suche einer Mietfläche

Mit der Suche nach einer Mietfläche sollten ein oder zwei Ärzte betraut werden, da in diesem Schritt viel Zeit vergeudet werden kann. Falls eine Fläche sinnvoll erscheint, kann sich im nächsten Schritt ein Fachmann mit der Planung der möglichen Raumordnung im Grundriss befassen. Eine Überprüfung der Einhaltung von Vorschriften z. B. zu Raumhöhen, Wasseranschlüssen etc. sollte hier einfließen. Während der meist längeren Mietvertragsverhandlung kann weiter am Grundriss z. B. mit Varianten gearbeitet werden. Ohne Verzögerung kann es dann nach der Übergabe der Mietfläche mit dem Bau losgehen.

Abb. 2: Beispiel für ein Farb- und Gestaltungskonzept. Kleine individuelle Details verbinden ansprechende Gestaltung und Orientierung. Foto: Innenart

Gestaltungsfragen

Bei Uneinigkeit der Inhaber bezüglich der Gestaltung, kann es sinnvoll sein, den Innenarchitekten ein auf die Räumlichkeiten, Corporate Identity und die Praxisanforderungen abgestimmtes Farb- und Gestaltungskonzept vorstellen zu lassen, dem sich dann meistens alle anschließen können. Ein professionelles Konzept verbindet Farben, Details z. B. zur Orientierung und eine sinnvolle Aufteilung der Bereiche zu einer angenehmen, aufgeräumten und persönlichen Atmosphäre (s. Abb. 2).

Licht

Das Lichtkonzept soll vor allem der Betonung der wichtigen Orientierungspunkte, der Unterstützung der Atmosphäre z.B. im Wartezimmer und der arbeitsstättengerechten Beleuchtung der Arbeitsplätze dienen.

Akustik

Ein großes Thema, das am Ende häufig ungelöst bleibt, ist die Akustik – sowohl am Empfang, als auch im Wartebereich und in den Arztzimmern. I. d. R. sind die als Praxen angebotenen Mietflächen nur 2,50 m hoch, sodass eine großflächige, Lärm absorbierende Fläche an der Decke nicht realisierbar ist. Hier käme eine akustische Ertüchtigung der Wände infrage. Absorber, die den Schall effizient schlucken, können als ansprechende, wertige Bilder oder großflächige, zum Konzept passende, Wandgestaltung ausgeführt werden. Farblich abgestimmte Naturthemen verbreiten eine entspannende Wirkung, mindern Ängste und erzeugen Wohlbefinden.

Themen, die bei Bauvorhaben in der Praxis zu beachten sind:

Grundriss/Raumordnung für optimale Arbeitsabläufe
Gestaltung für Orientierung und Strukturierung z.B. am Empfang, die Corporate Identity sollte einfließen
Lichtkonzept und Akustik unterstützen die Orientierung und optimieren die Arbeitsabläufe
Detailliert durchdachte Elektroplanung – nichts ist schlimmer als Steckdosen an der falschen Stelle in neu gestalteten Räumen
Planung und Prüfung der Ausführung der verschiedenen Gewerke
Eventuell ist ein Bauantrag zu einer Nutzungsänderung nötig
Vorschriften aus Gesundheits- wie auch Arbeitsstättenverordnungen sind zu beachten
Individuell geplante Möblierung, die den Arbeitsablauf unterstützen kann
Bauzeiten – ein guter Bauzeitenplan hat eine zuverlässige Fertigstellung zur Folge
Kostenverfolgung, z.B. Gesamtübersicht durch Zusammenstellung der Mehrkosten vom Vermieter und der Kosten für den selbst zu tragenden Innenausbau
Bauleitung – Notwendigkeit regelmäßiger, fachkundiger Koordination auch bei
Ausbau durch den Vermieter

Fazit

Eine frühzeitige Klärung der Verantwortlichkeiten ist – auch bei einem Ausbau durch den Vermieter und/oder bei einer fachlichen Begleitung – essenziell. Der zusätzliche Stress, der bei Bauvorhaben auf den Schultern der Bauherren ruht, sollte soweit wie möglich verteilt und minimiert werden – schließlich haben Sie andere, wichtigere Aufgaben.