Serie Steuer, Finanzen, digitaler Datenaustausch – Teil 1*: die GoBD

Zitierweise: HAUT 2021;32(4):189-190

Gelassen, weil Sie wissen, dass all Ihre Buchhaltungsdaten GoBD-konform erfasst, übermittelt, verarbeitet und archiviert sind und sie im Falle einer Prüfung jederzeit vollständig und unproblematisch zur Verfügung gestellt werden könnten? 

Nein? Dann gestatten Sie uns, Ihnen im Folgenden die Ursachen, Hintergründe, Zusammenhänge und mögliche Schritte in diese Richtung näher zu bringen. Alles beginnt mit den GoBD.

Die GoBD  

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elek­tronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz GoBD – definieren die vom Bundesministerium der Finanzen der Bundesrepublik Deutschland (BMF) festgesetzten Anforderungen und Vorschriften für den Umgang mit steuerrelevanten Daten und Prozessen. Erstmals veröffentlicht zum Ende des Jahres 2014, werden diese laufend angepasst, erweitert und geprüft. Die GoBD bilden die Grundlage des geforderten Umgangs mit Büchern und Aufzeichnungen von Geschäftsvorfällen, Prozessen, (EDV-) Systemen, Datensicherheit, internen Kon­trollsystemen sowie die Anforderungen an die Verfahrensdokumentation ab.  

Die wesentlichen Kriterien der GoBD sind:

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Ziel ist es, einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens verschaffen zu können.
• Vollständigkeit und Richtigkeit: Alle steuerlich relevanten Buchungen müssen hinsichtlich Wert, Inhalt und Geschäftspartner vollständig, lückenlos und korrekt aufgezeichnet werden, wobei Verdichtungen aufschlüsselbar sein müssen.
• Unveränderbarkeit: Daten dürfen grundsätzlich nicht geändert werden. Sofern doch Änderungen vorgenommen werden, müssen diese in der Historie immer nachvollziehbar dargestellt und deutlich kenntlich gemacht werden.
• Zeitnahe Erfassung und Ordnung: Unterlagen dürfen nicht planlos gesammelt/ aufbewahrt werden, sondern müssen geordnet sein und zeitnah gebucht werden.

Wie diese jeweiligen Kriterien im Einzelnen auszusehen haben, wird in den GoBD ebenfalls sehr genau definiert: Wie und was elektronisch gespeichert werden kann, wie Dokumentationspflichten im Einzelnen aussehen, welche Technologien dafür eingesetzt werden dürfen auch wann gebucht werden muss.

Sie denken sich nun vielleicht „Bitte was? Es ist sogar vorgegeben, wann meine Einnahmen und Ausgaben etc. buchhalterisch erfasst sein müssen?“ Nun, um es kurz zu machen: Ja, ist es!

Laut GoBD gilt eine Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen als unbedenklich, wenn sie innerhalb von 10 Tagen erfolgt. Allgemein gilt: Nach den Vorschriften der GoBD sollten die Buchführungsbelege bis spätestens zum Ende des darauffolgenden Monats verbucht sein. Aber was ist, wenn Sie etwa zu denjenigen gehören, welche die Umsatzsteuervoranmeldung vierteljährlich abgeben dürfen und daher die Unterlagen auch dementsprechend bei Ihrer Kanzlei abgeben? Dann haben wir zwei Nachrichten für Sie, eine gute und eine weniger gute. Beginnen wir mit der weniger guten:

Sofern die steuerlichen Unterlagen/ Daten nicht entsprechend den Vorgaben der GoBD Ihrerseits an die Kanzlei übermittelt und dort erfasst werden, kann Ihnen das im Falle einer Prüfung grundsätzlich erst einmal zum Nachteil ausgelegt werden. Jedwede Form der Ahndung und eventuelle Konsequenzen müssen dann selbstverständlich im Einzelfall geprüft und besprochen werden, aber so oder so kann es in diesem Punkt erst einmal zu einer Diskussion mit den Prüfenden kommen. 

Die eben versprochene gute Nachricht aber lautet: Diese Diskussion können Sie vermeiden! Wir nehmen an, dass es in Ihrem Interesse ist, hier nicht viel Zeit und Nerven zu investieren und möchten Ihnen zwei Möglichkeiten aufzeigen, wie Sie dauerhaft und zuverlässig überflüssige Diskussionen vermeiden können:

• durch das Innehaben einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation und
• durch laufende, digitale Übermittlung der Buchhaltungsdaten an Ihre Kanzlei.

Die Verfahrensdokumentation

In früheren (papierbasierten) Zeiten war es deutlich schwieriger, Aufzeichnungen im Rahmen der Buchführung „spurlos“ zu verändern. Aufgrund des Einzugs der digitalen Medien musste die Finanzverwaltung auf entsprechende Änderungen in der Arbeitswelt reagieren. Änderungen in Excel sind mühe- und zudem spurlos durchführbar, Rechnungen kommen per E-Mail als Datei und wären damit ebenfalls leicht veränderbar. Daher erließ die deutsche Finanzverwaltung die GoBD. Ziel soll sein, dass (auch) die IT-gestützte Buchführung von sachverständigen Dritten hinsichtlich ihrer formellen und sachlichen Richtigkeit in angemessener Zeit überprüfbar ist. 

Daher ist für Unternehmen seit dem 1.1.2015 in den GoBD die Pflicht verankert, im Falle einer Betriebsprüfung eine Verfahrensdokumentation vorweisen zu können. In dieser sind alle steuerlich relevanten Schritte und Prozesse im Unternehmen detailliert beschrieben oder kurz gesagt: wer, was, wann, wo, wie und womit.

Es finden zunehmend Betriebsprüfungen statt, in denen auch nach Vorlage einer ordnungsgemäßen Verfahrens­dokumentation verlangt wird. Diese muss versioniert, historisiert und eingehalten werden – umso mehr, wenn eine Bargeldkasse genutzt wird. Hier sieht die Finanzverwaltung erhebliches Missbrauchspotenzial und erwartet eine zeitnahe, strikte, exakte und natürlich nachvollziehbare Dokumentation. Die Verfahrensdokumentation unterstützt Sie beim Einhalten der Regularien.

Sie umfasst auch sogenannte Daten­vor, -haupt- und -nachsysteme. Darunter sind etwa Mobiltelefone, Tablets oder andere Dateneingabegeräte zu verstehen, womit buchhaltungsrelevante Daten erfasst/ bearbeitet werden, z. B. die Zeit­erfassung, Finanztransaktionen oder Bestellungen – Eingänge wie Ausgänge.

Höhere Steuerschuld bei Nicht­einhalten der GoBD

Es ist bis dato noch nicht abschließend geklärt bzw. absehbar, ob im Falle einer Betriebsprüfung die alleinige Nichtvorlage einer Verfahrensdokumentation die Prüfenden zu Hinzuschätzungen berechtigt. Bei Nichteinhalten der GoBD darüber hinaus sind Hinzuschätzungen jedoch zweifelsfrei berechtigt, was grundsätzlich in einer erhöhten Steuerschuld für Sie als Steuerpflichtigen münden kann.

Erfahrungswerte aus der Prüfpraxis in diesem Zusammenhang gibt es bisher noch wenige. Da jedoch erfahrungsgemäß die Prüfenden solche Themen mit etwas zeitlicher Verzögerung aufgreifen, sind entsprechende Prüfungen zukünftig vermehrt anzunehmen. Wir raten Ihnen daher zu einem zeitnahen Umsetzen der Anforderung. Um eine Verfahrensdokumentation zu bewerkstelligen, gibt es grundsätzlich zwei Durchführungswege:

• Sie beschaffen sich die kostenlose Vorlage einer Verfahrensdokumentation, beispielsweise von der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung, und arbeiten diese selbst aus.
• Sie wenden sich an Ihre Kanzlei oder andere Anbieter zum gemeinsamen Erstellen einer Verfahrensdokumentation.

Bitte beachten Sie, dass eine Verfahrens­dokumentation „lebt“. Sämtliche Änderungen müssen laufend erfasst und angepasst werden: EDV-Updates, personelle Wechsel, Abläufe, Zuständigkeiten etc. Umgekehrt muss sich an die dokumentierten Prozesse und Abläufe selbstverständlich gehalten werden.

Chance zum Optimieren von Prozessen

Im Rahmen der Aufnahme Ihrer internen Abläufe zur Verfahrensdokumentation können sich Möglichkeiten der Prozess­verschlankung und -optimierung ergeben, die Ihnen und Ihrem Team ein effektiveres und effizienteres Arbeiten ermöglichen. Diese Zeitersparnis kann zu mehr Zufriedenheit, zu mehr Freizeit und damit zu mehr (jedenfalls gefühltem) Ertrag führen – eine Chance, die zu nutzen sich lohnt.

* Teil 2: – „Ab nach Dig-Italien" finden Sie hier.
* Teil 3: – „Ungeheuer Umsatzsteuer" finden Sie hier.
* Teil 4: – "Wenn doch einmal der Prüfer kommt" finden Sie hier.