Auf wen sind die Kosten einer Betriebsveranstaltung aufzuteilen?
Zuwendungen des Arbeitgebers im Rahmen von Betriebsveranstaltungen bleiben bis zu einem Betrag von 110 € je teilnehmendem Arbeitnehmer steuerfrei. Darüber hinaus liegt steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Aktuelles zum Thema lesen Sie im Folgenden.
Zuwendungen in diesem Sinne sind alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer, unabhängig davon, ob sie einzelnen Arbeitnehmern individuell zurechenbar sind oder ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsveranstaltung handelt. Hierunter fallen auch alle Aufwendungen, die dem Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung, z. B. für Räume, Beleuchtung oder Eventmanager entstanden sind. Ausgenommen sind eigene Aufwendungen für den äußeren Rahmen, wie die rechnerischen Selbstkosten des Arbeitgebers, z. B. die anteiligen Kosten der Lohnbuchhaltung für die Erfassung des geldwerten Vorteils der Betriebsveranstaltung oder die anteilige Abschreibung sowie Kosten für Energie- und Wasserverbrauch bei einer Betriebsveranstaltung in den Räumlichkeiten des Arbeitgebers.
Der Freibetrag von 110 € gilt für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich. Voraussetzung: Die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung steht allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offen.
Auf wen sind die Kosten aufzuteilen?
Umstritten war bisher die Frage, ob die Verteilung der Kosten auf die tatsächlich Erschienenen oder die geplanten Teilnehmer zu erfolgen hat. Der Bundesfinanzhof (BFH) hat mit Urteil vom 29. April 2021 entschieden, dass Absagen von Arbeitnehmern anlässlich einer Betriebsveranstaltung steuerrechtlich zulasten der tatsächlich teilnehmenden Arbeitnehmer gehen. So sieht das auch die Finanzverwaltung. Die Aufwendungen des Arbeitgebers sind somit zu gleichen Teilen auf die bei der Betriebsveranstaltung Anwesenden aufzuteilen.
Teilnehmerkreis klar umrissen
In einem weiteren Urteil aus 2020 hatte sich der BFH bereits mit dem Umfang des Teilnehmerkreises beschäftigt. Er hat entschieden, dass die Gesamtkosten einer Betriebsveranstaltung nicht (auch) auf Personen aufgeteilt werden können, die mit der Durchführung der Veranstaltung betraut sind und nicht der Belegschaft angehören. Somit ist nun der bei der Prüfung des 110-€-Freibetrags zu berücksichtigende Teilnehmerkreis fest umrissen. Die Gesamtkosten der Veranstaltung sind durch die tatsächlichen Teilnehmer, eigene und betriebsverbundene Arbeitnehmer, Begleiter und externe Teilnehmer, zu teilen. Nicht zu berücksichtigen sind externe Personen, die mit der Durchführung der Veranstaltung betraut sind.
Praxistipp |
Die Urteile des BFH verdeutlichen, wie wichtig Aufzeichnungen zu Teilnehmern und Kosten einer Betriebsveranstaltung sind. Wir empfehlen:
Für Betriebsveranstaltungen des Kalenderjahres 2021 ist bis spätestens 28. Februar 2022 eine eventuelle Überschreitung des 110-€-Freibetrags zu prüfen. Sollte der Freibetrag überschritten werden, besteht die Möglichkeit der lohnsteuerlichen Pauschalversteuerung mit 25 %. Diese führt zur Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung. Voraussetzung: Die Abrechnung im laufenden Lohnabrechnungszeitraum. Dieser endet für 2021 mit der Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigungen an die Finanzverwaltung spätestens am 28. Februar 2022. |
Katja Adam
Quelle: Treuhand Hannover GmbH Steuerberatungsgesellschaft
