Beratungsförderung bei Digitalisierungsthemen in der Praxis

Das Thema Digitalisierung ist in allen Praxen präsent und sorgt immer wieder für viele Fragezeichen. Ob elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU), elektronisches Rezept (eRezept), elektronische Patientenakte (ePA), Online-Terminkalender, VPN-Zugang, Cloud, Videosprechstunde oder Digitale Bildgebung und Kommunikation in der Medizin (DICOM) – täglich sind wir mit Begriffen aus dem Bereich der Digitalisierung in Berührung. Das Bundesarbeitsministerium hat kürzlich eine neue Beratungsförderung für digitale Themen in mittelständischen Unternehmen an den Start gebracht.

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat eine neue Beratungsförderung für digitale Themen in mittelständischen Unternehmen, somit auch Arztpraxen, an den Start gebracht. Foto: LanKogal/Shutterstock

Ob es um den grundsätzlichen Einsatz von digitalen Anwendungen geht, oder die Digitalisierung von Prozessen im Vordergrund steht, beim neuen „INQA-Coaching“ des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales können genau diese Themen individuell mit Ihnen und dem Praxisteam vor Ort mit speziell autorisierten Coaches erarbeitet werden. Das Coaching dauert in der Regel etwa sieben Monate und fördert durch seine Beteiligungsorientierung durch die Einbindung der Mitarbeitenden sowie die Inhaberinnen und Inhaber nachhaltige, tragfähige und akzeptierte Lösungen zutage.

Im Vorgängerprogramm „unternehmensWert:Mensch Plus“ konnten ebenso zahlreiche Digitalisierungsthemen in Praxen bearbeitet werden, wie nun beim INQA-Coaching, was die folgenden Beispiele aus der Arztpraxis veranschaulichen sollen.

Welche Prozesse könnten begleitet werden?

Einsatz eines Online-Terminkalenders

Voraussetzungen für eine FörderungDie externe Beratung und Begleitung des Prozesses wird seit Kurzem gefördert. Alle Praxen, die bereits seit zwei Jahren bestehen und mindestens einen – und nicht mehr als 249 – sozialversicherungspflichtige(n) Mitarbeitende(n) beschäftigen, können einen Antrag stellen. Anfallende Beratungskosten können dann mit einem Zuschuss in Höhe von 80 % gefördert werden. Der Beratungsscheck wird maximal über zwölf Tage zu maximal je 1.200 € ausgestellt, also insgesamt 14.400 €, darauf wird der Zuschuss in Höhe von 80 % (max. 11.520 €) gewährt. Bei Praxen, die nicht vorsteuerabzugsberechtigt sind, wird auch die anfallende Mehrwertsteuer mit bezuschusst. Die Förderung der Beratungsleistung folgt dem Erstattungsprinzip. D. h. die Arztpraxis geht in Vorleistung und muss innerhalb eines Monats nach erfolgreicher Beendigung des Coachings, den Antrag auf Erstattung bei der Bewilligungsbehörde stellen.

Es gibt zahlreiche Anbieter von Online-Terminkalendern auf dem Markt. Während des Coachings kann bei der Auswahl eines geeigneten Softwareanbieters unterstützt werden. Auch unter Performance-Gesichtspunkten ist dies möglich oder um Möglichkeiten der Übernahme bereits bestehender Termine auszuloten.

Im Anschluss daran kann die optimale Konfiguration erarbeitet werden (z. B. Ermittlung von praxisindividuellen Terminarten, Bestimmung der Spaltenanzahl,
Recallmöglichkeiten, Zeitslots).

Abschließend schauen Coach und Praxisinhaberin oder Praxisinhaber, wie sich die Software optimal in das Praxisverwaltungssystem (PVS) einbinden lässt.

Individualisierung der Praxissoftware

Die Praxissoftwares der verschiedenen Hersteller bieten oftmals zahlreiche Möglichkeiten Praxisprozesse und Abläufe zu standardisieren, die Dokumentation mithilfe von Textbausteinen zu erleichtern und durch Jobs, Workflows, Ablaufsteuerungen oder Makros* im Praxisalltag zu unterstützen. Oft fehlt die Zeit, dies im Praxisalltag zu erarbeiten. Die Individualisierung der Prozesse ist dennoch eine lohnenswerte Investition. Dadurch können Behandlungsabläufe vollständig dargestellt und etwa die Anzeige der Diagnosen samt dazugehöriger Leistungsziffern automatisiert werden. So lässt sich die Nachbearbeitungszeit reduzieren, Tageslisten sind oftmals nicht mehr notwendig, sodass mehr Zeit für die Arbeit am Patienten bleibt.

Auch hier kann das Coaching genutzt werden, um etwa die Funktionen zu sichten und individuell die Einrichtung zu erarbeiten. Oft werden in Echtzeit patientenindividuelle Hinweise angezeigt, die helfen, lästiges Durchsuchen der Karteikarten zu vermeiden und an Vorsorgeleistungen zu denken. Speziell und individuell erstellte Suchlisten helfen dann bei der Identifikation nach noch nicht abgerechneten Leistungen und können auch die Abrechnung verbessern.

Schaffung von Homeoffice-Lösungen

In den letzten Jahren haben die Homeoffice-Lösungen zugenommen und einige Praxisbereiche sind je nach Ausstattung standortunabhängig. So kann beispielsweise durch moderne Telefonie-Lösungen, die Digitalisierung des Fax-Geräts und einen externen Zugang zum PVS gut aus dem Homeoffice gearbeitet werden.

Hinweis

Praxen, die Interesse an einem Coaching haben, sollten sich gemeinsam mit ihrer Beraterin oder ihrem Berater an eine INQA-Erstberatungsstelle wenden, dort werden die Fördervoraussetzungen geprüft und der INQA-Scheck ausgestellt.
—

*Makros sind Funktionssteuerungen. Sie sind in diversen Praxissoftwares enthalten. Mit ihnen kann man eine fest vorgegebene Folge von Befehlen und Funktionen festlegen, um wiederkehrende Arbeitsschritte aufzuzeichnen und im Anschluss beliebig oft auszuführen.
Bundesministerium für Arbeit und Soziales, www.inqa.de/DE/handeln/inqa-coaching/uebersicht.html