Schriftform, Textform, elektronische Form – was versteht man darunter?
In der Regel bedürfen Verträge keiner besonderen Form. Insbesondere müssen Sie Verträge grundsätzlich nicht schriftlich oder beim Notar abschließen. Auch ein Handschlag ist ausreichend, um z. B. einen wirksamen Arbeitsvertrag zu vereinbaren. Gleichwohl raten wir aus Gründen der Beweissicherung und der Dokumentation an, Verträge immer schriftlich abzuschließen. Für einige bestimmte Vertragsformen ist eine strengere Form gesetzlich vorgeschrieben. Welche Verträge dies sind und was Sie im Zusammenhang mit dem Abschluss dieser Verträge wissen sollten, stellen wir im Folgenden dar.
Arten von FormerfordernissenDas Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) kennt insgesamt fünf verschiedene Arten von Formerfordernissen:
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1. Notarielle Beurkundung
Die notarielle Beurkundung ist juristisch gesehen die strengste gesetzliche Form. Sie müssen sie immer dann einhalten, wenn ein rechtlich komplizierter Vertrag vereinbart werden soll, wie z. B. ein Immobilienkaufvertrag. Erst durch die Unterschrift eines Notars wird der Vertrag wirksam.
Vorgeschrieben ist eine notarielle Beurkundung z. B. bei:
- Ehevertrag
- Erbvertrag
- Erbverzichtsvertrag
- Notarielles Testament
- Grundstückskaufvertrag
- Bauträgervertrag
- Schenkungsversprechen
2. Öffentliche Beglaubigung
Zu unterscheiden von der notariellen Beurkundung ist die öffentliche Beglaubigung. Die Beglaubigung ist eine amtliche Bescheinigung der Richtigkeit einer Unterschrift oder Abschrift durch einen Notar oder einer hierzu ermächtigten Behörde. Sie ist eine Bescheinigung, dass Zweitschriften mit dem Original übereinstimmen. Bei bestimmten Verträgen oder Urkunden ist gesetzlich vorgeschrieben, dass die Unterschriften vor einem Notar geleistet werden müssen, also öffentlich beglaubigt werden.
Bei der Beglaubigung wird lediglich die Unterschrift beglaubigt, hingegen bezieht sich die Beurkundung ebenfalls auf den Inhalt des Schriftstücks.
Öffentliche Beglaubigungen benötigen Sie z. B. bei:
- Eintragungen und Anmeldungen zu öffentlichen Registern wie z. B. das Vereinsregister oder das Partnerschaftsregister
- Hypotheken- und Grundschuldbestellung
3. Schriftform
Schriftform ist ein gesetzliches Formerfordernis, wonach Sie bestimmte Schriftstücke, Verträge oder Urkunden schriftlich abfassen müssen sowie das Schriftstück von beiden Vertragspartnern eigenhändig mit voller Namensunterschrift zu unterzeichnen ist. Ist die Schriftform vorgeschrieben oder vereinbart, ist es nicht ausreichend, wenn Sie den entsprechenden Text in einem PDF oder Ausdruck festhalten.
Grundsätzlich müssen beide Unterschriften auf demselben Vertragsdokument erfolgen. Es besteht aber die Möglichkeit, zwei identische Vertragsversionen bereitzuhalten, die jeweils nur von der anderen Vertragspartei unterzeichnet wird (vgl. § 126 Abs. 2 BGB).
Für folgende Verträge ist z. B. die Schriftform zwingend vorgeschrieben:
- Arbeitnehmerüberlassungsvertrag
- Abtretung von Rechten
- Schuldanerkenntnis
- Verbraucherdarlehens- und Ratenlieferungsvertrag
- Bürgschaft
- Verträge mit der öffentlichen Verwaltung
Im Miet- und Pachtrecht wird die Schriftform zwar gesetzlich angeordnet, allerdings ist der Vertrag auch ohne Einhaltung der Schriftform wirksam geschlossen. Mit dem Unterschied, dass ohne die Einhaltung der Schriftform der Vertrag auf unbestimmte Zeit läuft.
Der relevanteste Fall, in dem Sie die Schriftform in Ihrer Praxis beachten müssen, sind Kündigungserklärungen. Diese müssen Sie z. B. stets einhalten bei Kündigung von:
- Arbeitsverträgen
- Mietverträgen
- Energielieferungsverträgen
Beachten Sie bitte: Sie können zwar einen Arbeitsvertrag mündlich abschließen, beenden können Sie ein Arbeitsverhältnis aber nur, wenn Sie die Kündigung unterschrieben haben.
Ist die Schriftform nicht gesetzlich vorgeschrieben, sondern rechtsgeschäftlich vereinbart, beispielsweise in einem Gesellschaftsvertrag, sieht das Gesetz Erleichterungen vor. Danach ist es im Zweifel ausreichend, wenn Sie das unterzeichnete Dokument oder die unterzeichnete Erklärung per E-Mail übersenden. Der Vertragspartner hat aber einen Anspruch darauf, dass Sie das Originaldokument nachreichen.
4. Textform
Bei der Textform handelt es sich um eine relativ junge Formvorschrift, die erst 2001 in das BGB aufgenommen wurde, Ihnen im Alltag aber regelmäßig begegnen wird. Der Gesetzgeber hat erkannt, dass immer mehr Korrespondenz nicht mehr schriftlich per Post, sondern per Fax oder E-Mail erfolgt. Ist Textform vorgeschrieben, können Sie auch per Fax, E-Mail, SMS und allen anderen nicht-mündlichen Übermittlungsarten wirksame Verträge abschließen. Für die Einhaltung der Textform genügt eine lesbare, aber unterschriftlose Erklärung, die nicht in einer Urkunde abgefasst sein muss. Sind Sie aus dem Briefkopf als Absender zu entnehmen, können Sie statt einer kopierten Unterschrift das Ende der Erklärung auch auf andere Weise deutlich machen, z. B. durch Sätze wie „Ende des Schreibens“. Wichtig ist, dass durch solche oder ähnliche Formulierungen erkennbar wird, wo die Erklärung endet.
5. Elektronische Form
Die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform kann durch die elektronische Form ersetzt werden sofern nicht ausnahmsweise etwas Gegenteiliges bestimmt ist. Beachten Sie allerdings, dass die elektronische Form z. B. bei wesentlichen arbeitsrechtlichen Regeln ausgeschlossen ist:
- Kündigung
- Arbeitszeugnis
- Befristung von Arbeitsverträgen
Ist aber die elektronische Form zulässig, müssen Sie als Aussteller der Erklärung gemäß § 126a BGB Ihren Namen angeben und das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Bei Verträgen muss jede Partei jeweils ein gleichlautendes Dokument qualifiziert elektronisch signieren.
Qualifizierte elektronische Signatur
Wenn Sie mit einer qualifizierten elektronischen Signatur Verträge abschließen wollen, müssen Sie die für die Speicherung und Anwendung des Signaturschlüssels geeignete Soft- und Hardware besitzen und bei einem Zertifizierungsanbieter ein qualifiziertes Zertifikat beantragen. Zertifizierungsanbieter ist z. B. die Deutsche Post AG. Der Zertifizierungsanbieter muss Sie anhand Ihrer persönlichen Angaben identifizieren. Er stellt dann das Zertifikat aus. Es besteht aus zwei Schlüsseln, einem öffentlichen und einem nur Ihnen zugänglichen privaten Schlüssel. Um zu signieren, müssen Sie den auf der Signaturchipkarte gespeicherten privaten Schlüssel unter Eingabe eines PIN in den PC einlesen. Dies erfordert ein spezielles Zusatzgerät. Haben Sie ein elektronisches Dokument nach den Anforderungen des Signaturgesetzes verschlüsselt, ist anerkannt, dass
- die Daten von Ihnen signiert wurden und
- die Daten nach der Signatur nicht mehr verändert wurden.
Die elektronische Form ersetzt also Ihre handschriftliche Unterschrift auf dem Vertrag. Im Vergleich mit dieser ist der Erstellungsprozess einer qualifizierten elektronischen Signatur jedoch aufwendig und langwierig. Daher hat sie sich in Arztpraxen noch nicht wirklich durchgesetzt.
Bevollmächtigung für Dritte
Immer wieder kommt es vor, dass Sie einen Dritten, etwa einen Rechtsanwalt, beauftragen möchten, für Sie ein Rechtsgeschäft abzuschließen. Bei der Erteilung der Vollmacht für das Rechtsgeschäft richtet sich die Form der Vollmacht danach, zu welchen Rechtsgeschäften diese den Bevollmächtigten berechtigen soll. Bedarf das vorzunehmende Geschäft einer Schriftform, wie z. B. die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses, so müssen Sie die Vollmacht auch schriftlich erteilen.
Zu beachtenSie können niedrige Formerfordernisse immer durch höhere Formerfordernisse ersetzen, aber niemals umgekehrt. |
Stand: 2020
Andrea Schannath
Justiziarin des Virchowbundes
