Digitalisierung von Belegen in der Arztpraxis
Darf eine Arztpraxis, welche Belege einscannt und elektronisch weiterverarbeitet, die Papieroriginale vernichten? Ja, grundsätzlich ist es möglich – man spricht dabei von „Ersetzendem Scannen“. Die Originale können dann entsorgt werden, wenn sowohl der Scan-Prozess als auch die Archivierung der digitalen Belege Manipulationen ausschließen. Wird diesen Anforderungen entsprochen, kann der Beweiswert des Originalbelegs als Digitalisat(1) in der Regel erhalten werden.
Das ersetzende Scannen von Buchungsbelegen ist bereits gängige Praxis in großen Unternehmen und wird von der Finanzverwaltung grundsätzlich anerkannt.
Damit Unternehmen jedoch ihre Belege digitalisieren und die Papier-Originale vernichten können, müssen sie ihre Arbeits- und Scan-Prozesse sauber dokumentieren. Um die strengen Voraussetzungen der von der Finanzverwaltung geforderten GoBD2-Konformität hinsichtlich Vollständigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit sowie Sicherung vor Verlust zu erfüllen, muss eine sogenannte Verfahrensdokumentation erstellt werden.
Mit der technischen Möglichkeit Papierdokumente mittels eines Scanners in eine PDF-Datei umzuwandeln, können Arztpraxen preiswert papiergebundene Dokumente digitalisieren.
Durch das Ersetzende Scannen müssen originale Buchungsbelege zukünftig nicht mehr in Papier aufbewahrt werden. Der geldliche und zeitliche Aufwand wird durch die verringerte Archivierungs- und Organisationsnotwendigkeit reduziert.
Austausch von digitalen Belegen
Digitale Belege lassen sich einfach austauschen: Die Arztpraxis braucht lediglich einen Scanner, Internet-Zugang und eine sogenannte SmartCard oder einen mIDentity zur sicheren Transaktion. Die gescannten Belege werden über eine Internetanwendung zum Beispiel „DATEV Unternehmen-Online“ in das DATEV-Rechenzentrum (DATEV-Cloud) gesendet.
Die Steuerkanzlei, welche ebenfalls eine Anbindung zum DATEV hat, bucht die Belege welche durch ein OCR-Verfahren3 automatisch mit einem Buchungssatz verbunden wird. Durch die Verbindung von Buchungssatz und Beleg können auch später per Mausklick digitale Belege zu den Buchungssätzen angezeigt werden, ohne dass ein physisches Vorhandensein der Belegordner erforderlich ist.
Vorteile für den Arzt:
1. Komfort
Reduzierung des organisatorischen Aufwands. Die Papierbelege müssen nicht mehr für den Steuerberater sortiert und außer Haus gegeben werden.
2. Effizienz
Verkürzung des Such- und Archivierungsaufwands. Ein revisionssicheres elektronisches Belegarchiv steht jederzeit zur Verfügung, welches ein effizientes Suchen und Auffinden der Belege ermöglicht.
3. Transparenz
Erhöhte Aktualität der Buchhaltung: Der Steuerberater erledigt wie gewohnt die Finanzbuchführung und Lohnabrechnung und stellt dem Arzt im Anschluss Auswertungen für die Finanzbuchführung und den Jahresabschluss, die Kosten- und Leistungsrechnung sowie die Lohnabrechnung online bereit. Der aktuelle Stand der Buchführung ist für den Arzt immer transparent und er hat jeder Zeit seine aktuellen Zahlen im Blick.
Mit Unterstützung des Steuerberaters, der in der Regel gemeinsam mit dem Arzt die Arbeits- und Scann-Prozesse definiert und eine individuelle Verfahrensdokumentation erstellt, können die Anforderungen der Finanzverwaltung zur Belegsicherung und -aufbewahrung erfüllt werden. Damit kann es auch kleinen und mittleren Praxen gelingen, die Digitalisierung der eigenen Prozesse voranzutreiben und zeit- und somit kosteneffizienter zu arbeiten. Eine Zertifizierung des eingesetzten Verfahrens ist nicht erforderlich.
1 Bei Notarverträgen und anderen Dokumenten mit Urkundencharakter muss beachtet werden, dass dieser in der Regel nicht auf das Digitalisat übergeht. Diese Dokumente sollten daher (zusätzlich) in Papierform aufbewahrt werden.
2 „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie Datenzugriff“ BMF-Scheiben 14.11.2014 BStBl. I S. 1450
3 Optical Character Recognition – Optische Zeichenerkennung