Weihnachtsfeier – wann feiert das Finanzamt mit?
Weihnachtsfeiern sind ein toller Jahresabschluss, bei denen Sie Ihren Praxismitarbeiterinnen und -mitarbeitern die Weihnachtszeit versüßen können. Das Finanzamt freut sich aber auch über diese Feiern und möchte häufig etwas vom Kuchen abhaben. Was aus steuerlicher Sicht zu beachten ist.
Zwei Dinge sollten in puncto Weihnachtsfeier im Blick behalten werden, damit eine steuerliche Absetzung kein Problem wird: die Kosten und die Gäste. Eine Weihnachtsfeier ist für das Finanzamt nichts anderes als eine Betriebsveranstaltung. Folglich sind die steuerlichen Regelungen zur Betriebsveranstaltung anzuwenden. Liegen also die Kosten der Weihnachtsfeier für einen Mitarbeitenden über 110 € inklusive Umsatzsteuer, drohen nachteilige lohnsteuerliche und umsatzsteuerliche Konsequenzen. Im Regierungsentwurf zum sogenannten „Wachstumschancengesetz“ ist eine Erhöhung des Freibetrags für Betriebsveranstaltungen ab 1. Januar 2024 auf 150 € pro Mitarbeitenden geplant.
Pro Jahr und Mitarbeitenden kann es maximal zwei steuerfreie Betriebsveranstaltungen geben. Damit die Betriebsveranstaltung lohnsteuerfrei bleibt, dürfen die Kosten inklusive der Umsatzsteuer nicht höher als 110 € pro mitfeiernden Mitarbeitenden liegen. Zudem muss allen Mitarbeitenden die Teilnahme freigestellt sein. Erfüllt Ihre Weihnachtsfeier diese Voraussetzung, sind die Kosten Betriebsausgaben. Sie sind steuerlich absetzbar und bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmerinnen und Unternehmern berechtigen die Rechnungen von Busunternehmen, Gaststätte samt Weihnachtsmann zum Vorsteuerabzug.
PraxistippWichtig ist, dass die Lohnsteuerpauschalierung bis zum 28./29. Februar des Folgejahres durchgeführt werden muss, damit die Sozialversicherungsfreiheit Bestand hat. Hier ergeben sich Probleme, da die Weihnachtsfeiern meist erst Ende November bzw. im Dezember stattfinden. Um die Sozialversicherungsfreiheit zu sichern, sollten Sie Ihrer lohnabrechnenden Stelle kurzfristig nach der Weihnachtsfeier mitteilen, ob und in welcher Höhe der Freibetrag von 110 € überschritten wurde. Notfalls sollte zur Sicherung der Sozialversicherungsfreiheit vorläufig ein geschätzter Betrag pro Teilnehmendem lohnsteuerpauschaliert werden.
Wie wird der geldwerte Vorteil pro Person ermittelt?
Damit die Gesamtkosten der Betriebsveranstaltung genau ermittelt werden können, sollten folgende Kosten einbezogen werden:
- konsumierbare Kosten, wie Speisen, Getränke und Tabakwaren,
- Aufwendungen für den äußeren Rahmen, z. B. Location-Miete und Musik,
- Fahrtkosten im Rahmen der Betriebsveranstaltung, z. B. Transferkosten zur beziehungsweise zwischen den Locations,
- Eintrittskarten,
- Übernachtungskosten sowie
- Geschenke anlässlich der Betriebsveranstaltung bis 60 € Bruttobetrag.
Nach Auffassung der Finanzverwaltung sind auch Geschenke, die nachträglich an Mitarbeitende, die nicht an der Weihnachtsfeier teilnehmen konnten, überreicht werden, in die Gesamtkostenermittlung einzubeziehen.
Auf die Anwesenden kommt es an
Bei der Ermittlung der anteiligen Betriebsveranstaltungskosten je Teilnehmendem ist auf die bei der Betriebsveranstaltung anwesenden und nicht auf die angemeldeten Teilnehmer abzustellen. Sollten Sie eine „Familien“-Weihnachtsfeier mit den Angehörigen Ihrer Mitarbeitenden planen, werden die Aufwendungen für die teilnehmende Begleitung der jeweiligen Mitarbeiterin/dem Mitarbeiter zugerechnet.
Die Höhe der dem einzelnen Mitarbeitenden zuzurechnenden, anteiligen Aufwendungen ist wie folgt zu berechnen:
Alle zu berücksichtigende Aufwendungen sind zu gleichen Teilen auf alle bei der Betriebsveranstaltung anwesenden Teilnehmenden aufzuteilen. Dabei kommt es also weder auf die Anzahl der eingeladenen noch der der Einladung zusagenden Personen an. Das gilt auch dann, wenn die Zahl der anwesenden Teilnehmenden deutlich von der Zahl der angemeldeten Teilnehmenden abweicht. Auch im Rahmen einer „Familien“-Weihnachtsfeier teilnehmende Kinder sind unabhängig von ihrem Alter zu berücksichtigen. Anschließend ist der auf die Arbeitnehmerin/den Arbeitnehmer selbst und auf etwaige, zu ihm gehörende Begleitpersonen entfallende Anteil der Aufwendungen der jeweiligen Mitarbeiterin/dem Mitarbeiter zuzurechnen. Wichtig: Den Begleitpersonen des Mitarbeitenden steht kein Freibetrag von 110 € zu.
Bei Überschreiten des Freibetrags
Wenn es zu viele Veranstaltungen sind oder der Freibetrag überschritten wird, betrachtet die Finanzverwaltung den Aufwand für die Feier als einen „geldwerten Vorteil“ für Ihre Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Dieser führt zu Arbeitslohn. Dann kann eine pauschale Lohnsteuerabgabe von 25 % des 110 € pro teilnehmenden Mitarbeitenden übersteigenden Betrags gewählt werden. Im Grundsatz führt diese Lohnsteuerpauschalierung zu einer Befreiung in der Sozialversicherung.
Katja Adam, Steuerberaterin
Quelle: Treuhand Hannover Steuerberatung und Wirtschaftsberatung für Heilberufe GmbH
